O acervo acadêmico digital se encontra cada vez mais presente nas Instituições de Ensino Superior (IES). Esse mecanismo tem o incentivo do Ministério da Educação (MEC), cujo objetivo é proporcionar todas as vantagens da inovação para organizações de ensino do país.

Com isso, devemos entender que a inovação no campo da educação não ultrapassa apenas tecnologias fundamentais. É preciso rever processos, analisar soluções diferentes e inserir novas práticas para alcançar um patamar de excelência no mundo acadêmico.

Para te ajudar nessa empreitada, preparamos esse conteúdo exclusivo para te mostrar como o acervo acadêmico digital é essencial nos dias de hoje. Boa leitura!

Qual a importância do acervo acadêmico digital?

O acervo acadêmico digital se trata da digitalização de arquivos físicos em instituições de ensino. Desse modo, esse processo teve impulso a partir do Decreto nº 9.235/2017 e pelas Portarias do MEC nº 315/2018 e nº 332/2020.

Com base nisso, precisamos entender que a digitalização do acervo é uma adequação ao mercado educacional e das organizações de ensino ao desenvolvimento tecnológico. Inclusive, isso faz parte também das transformações culturais que acontecem nesse segmento.

Esse processo envolve o uso de vários recursos inovadores no ensino, cuja abrangência abraça a gestão acadêmica, administrativa, pedagógica, e assim por diante.

A utilização dessas tecnologias tem como meta fundamental maximizar os resultados conquistados em todos os níveis. Além do mais, elas também acabam auxiliando na evolução geral do ensino.

Levando em conta um cenário mais amplo, as IES precisam se adequar, de forma estratégica, às transformações ocorridas na educação e nas normas regulatórias.

Também é importante acompanhar as novas gerações de alunos, seus comportamentos e suas interações com o mercado de trabalho.

Sendo assim, o acervo acadêmico digital significa estar alinhado a uma transformação que há décadas ocorre em vários segmentos no mundo. Trata-se da automação dos processos internos das empresas. Portanto, é essencial entender que essa transformação é uma necessidade e faz parte de um fenômeno social extenso e urgente.

Você já conhece as obrigatoriedades e prazos referentes ao acervo acadêmico digital?

As obrigatoriedades e prazos relacionados ao acervo acadêmico digital estão presentes no mencionado Decreto nº 9.235 de 2017. Essa norma trouxe várias alterações para o ensino superior.

De acordo com o artigo 58 do Decreto, estabelece-se a importância de se indicar uma IES sucessora e efetivar o repasse do seu acervo acadêmico para a guarda e manutenção do acervo repassado. Isso em situação de descredenciamento ou até mesmo no decorrer do processo.

Ainda conforme o Decreto, a instituição precisa apresentar um projeto relativo ao acervo acadêmico digital. O artigo 42 da Portaria nº 22 determinou um prazo de 24 meses para que todo o acervo acadêmico das IES seja levado para o campo digital.

Assim, toda essa transição deve, ainda segundo a Portaria, ser feita por meio de tecnologias que possam garantir autenticidade, integridade, confiabilidade e duração da informação no meio digital.

Gestão de documentos na educação

Os cuidados com os documentos se baseiam em outros processos de gestão da instituição de ensino. Podemos apontar, além disso, que uma documentação preservada e organizada é fundamental para realizar uma boa administração em todos os sentidos.

Afinal, um documento quase que em sua totalidade se configura como um registro oficial de apoio. Os dados armazenados, muitas vezes, não constam em outras documentações.

Sendo assim, são eles quem cumprem a função central na rotina administrativa das instituições de ensino.

Então, a boa gestão de documentos se baseia, necessariamente, na utilização de ferramentas seguras, capazes de possibilitar o acesso ao acervo somente a usuários autorizados pela instituição. Por isso que é essencial ter cautela na hora de escolher um sistema de gestão documental.

Preparando sua instituição para a transformação digital

Para realizar essa migração para o acervo acadêmico digital, é necessário contar com uma empresa que tenha experiência no setor. Aqui estamos falando de uma alta demanda, que exige velocidade no processo de instalação e até mesmo treinamento dos profissionais que vão trabalhar na plataforma.

É preciso cumprir algumas fases até finalizar a transação completa do seu acervo acadêmico para uma plataforma digital. Por isso que é preciso contar com um parceiro para:

Levantar toda a documentação impressa da instituição de ensino;
Digitalizar os documentos físicos inventariados;
Capacitar profissionais para terem a autonomia necessária na criação e gestão de documentos digitais.

O que um sistema de acervo acadêmico digital deve ter?

Antes de mais nada, é importante saber que a digitalização do acervo acadêmico é uma transformação importante, que provoca impactos na IES. Porém, os resultados são os melhores, já que após ser concluído a procura de documentos ficará muito mais prática e rápida.

É complicado para uma equipe de desenvolvimento de uma IES conseguir realizar a migração sozinha no tempo determinado. Posto isso, o melhor é buscar uma empresa especializada e confiável, com experiência em mecanismos de gestão acadêmica e conhecimento da legislação brasileira.

A seguir, entenda alguns requisitos que o sistema de gestão do acervo acadêmico digital precisa ter:

Habilidade de usar e administrar a base de informações de modo correto para a preservação do acervo;
Meio de indexação que possibilite a pronta recuperação dos arquivos;
Certificação de que a solução escolhida viabilize o compartilhamento de documentos em tempo real;
Método de reprodução do conteúdo que garanta a sua segurança e preservação;
Suporte oferecido pelo fornecedor;
Análise da ferramenta, para saber se ela disponibiliza as opções de conversão e exportação de documentos;
Uso de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, a fim de promover a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do material.

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Agora que você entendeu mais sobre o acervo acadêmico digital, saiba que a Office Total oferece um serviço de digitalização de ponta.

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Com nossos serviços, você terá:

Melhores práticas de mercado;
Tecnologia de primeira linha e máxima qualidade;
Profissionais altamente qualificados para suporte e melhorias;
Projetos personalizados e aderente às regulamentações.

Enfim, o acervo acadêmico digital é uma realidade. Você deve optar por um sistema seguro, capaz de oferecer funcionalidades que correspondam às necessidades da instituição.

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