A importância do planejamento orçamentário do TI

O planejamento orçamentário do TI é importante porque por meio dele é possível levantar pontos como:

custos de produtos e serviços;
estimativas de receitas;
determinar produtos e serviços que a empresa precisa;
estabelecer quais são as prioridades para as finanças corporativas;
tomar decisões em relação aonde o dinheiro precisa ser gasto.

Logo, o planejamento orçamentário do TI pode ser considerado um reflexo financeiro de toda a estratégia de uma organização.

Além do mais, a sua importância se destaca pelo fato dele colaborar para o planejamento e gerenciamento da área de TI.

Veja também: Quais são as diferenças entre CAPEX e OPEX?

Principais categorias de despesas do setor de TI

As principais categorias de despesas do setor de TI são: pessoal, infraestrutura, serviços de TI, manutenção e software.

Na sequência, entenda mais sobre cada uma dessas categorias.

Pessoal

Os custos de pessoal do departamento de TI são aqueles que envolvem o financiamento para conseguir administrar o setor, como:

custos para contratação de desenvolvedores;
salários;
bônus;
benefícios;
subsídios;
recrutamento;
integração de novos colaboradores;
treinamentos de TI.

Infraestrutura

A infraestrutura diz respeito a todos os sistemas que são usados na empresa, como:

notebooks;
laptops;
desktops;
tablets;
impressoras;
dispositivos móveis;
roteadores;
switches;
firewalls;
pontos de acesso sem fio.

Serviços de TI

Os serviços de TI são todas as atividades feitas dentro da área de Tecnologia da Informação.

Eles são divididos em três categorias, sendo a infraestrutura, software, banco de dados e redes.

Deste modo, os serviços de TI podem ser:

manutenção de equipamentos;
instalação de novas tecnologias;
atualizações de sistema;
administração de bancos de dados;
gerenciador de servidores;
segurança do backup em nuvem.
sobressalente (equipamento reserva)

Manutenção

Os custos com manutenção e suporte costumam ser negligenciados ao elaborar um orçamento de TI, mesmo que eles sejam rotineiros.

Quando falamos desses custos que envolvem a manutenção e suporte, ele pode ser tanto interno, bem como custos que envolvem fornecedores e consultores externos para auxiliar nas demandas da empresa em relação à tecnologia.

Software

No orçamento de TI os custos de software envolvem desde aquisições e licenças até atualizações e renovações.

Nessa categoria também precisam ser incluídos quaisquer custos previstos com mudanças, bem como valores de suporte que podem ser necessários ao longo do ano.

Como elaborar o orçamento de TI?

Para elaborar o orçamento de TI você precisa estabelecer um objetivo, revisar os seus orçamentos anteriores, criar um orçamento de contingência, destinar os gastos corretamente e fazer um inventário dos ativos da empresa.

Na sequência, explicamos melhor como fazer tudo isso na prática. Acompanhe!

Estabeleça um objetivo

O primeiro passo para elaborar um orçamento de TI é definir quais são os objetivos de curto e longo prazo do setor, como:

quais metas queremos alcançar;
quais dessas metas são de curto e o longo prazo;
como desejamos que seja o orçamento nos próximos dois anos, três anos, cinco anos e dez anos.

Todas essas perguntas precisam ser respondidas na hora de fazer a criação desse orçamento para você ter mais facilidade ao determinar quais impactos o seu projeto terá nos resultados gerais da empresa.

Revise orçamentos anteriores

Ao revisar os orçamentos anteriores fica mais fácil compreender e visualizar tudo o que já foi orçado nos outros anos e o que ficou de fora e fez diferença nos valores finais.

Além do mais, é comum que os números dos orçamentos sejam justificados para tudo fazer sentido e para a estratégia ser melhor delineada – algo que fica muito mais fácil de estabelecer quando você olha para os orçamentos passados.

Crie orçamentos de contingência

Se as estimativas iniciais do seu orçamento estiverem incorretas, é preciso que você tenha na manga um orçamento de contingência.

Ele serve para ajudar você a gerenciar melhor o orçamento que já foi estipulado para o resto do ano e garantir que as metas serão atingidas com o que vocês têm em caixa para usar até mesmo em situações de imprevisto.

Por exemplo, vamos imaginar que um desenvolvedor do seu time desistiu do cargo. Neste cenário, você precisará contratar um novo colaborador e treiná-lo para a vaga, logo, isso precisa ser incluído no seu orçamento de contingência.

Destine os gastos corretamente

Para destinar os gastos do seu orçamento de TI corretamente você pode incluir informações que envolvam três categorias específicas:

capital;
operacional;
projeto.

As despesas do capital dizem respeito às compras de hardware, atualizações e licenças de software e substituição de peças.

Já as despesas operacionais são aquelas que incluem assinaturas, manutenção e suporte de software hardware.

Por fim, os valores de orçamento com projeto estão associados às despesas específicas de incentivo, sendo uma das partes mais flexíveis do orçamento e que podem ser mudadas com base em qualquer evento que possa ocorrer.

Faça o inventário dos ativos

Uma das etapas finais da elaboração do orçamento de TI envolve fazer uma avaliação do seu inventário de ativos.

Isso significa fazer uma revisão de todos os sistemas operacionais, hardwares, softwares, bancos de dados, aplicativos e dispositivos de rede da organização.

Esse passo ajudará você a entender quais equipamentos você tem a sua disposição e como eles estão sendo usados no momento.

Desta maneira fica mais fácil determinar se os hardwares que você tem em mãos são capazes de suportar as iniciativas futuras de TI ou se será necessário realizar novas compras ou aluguéis.

Dicas ao planejar o orçamento do seu TI

Abaixo separamos algumas dicas valiosas para você planejar o seu orçamento de TI. Veja quais são!

Alinhe os investimentos com os objetivos da empresa

Não cometa o erro de aplicar os investimentos em TI em tendências tecnológicas.

Ao elaborar o seu orçamento de TI, certifique-se de que as tecnologias que você está investindo conseguirão atender as metas e necessidades da empresa.

Concentre-se os resultados

Ao começar a listar os equipamentos que devem fazer parte do seu parque tecnológico, considere primeiro o resultado que você precisa de determinado equipamento.

Quando você pensa nos resultados primeiro, fica mais fácil eu considerar diversas soluções que sejam capazes de atender as necessidades de armazenamento de dados dos seus colaboradores.

Escute o seu time

Procure saber qual é a visão do seu time de TI e até mesmo de outros setores para fazer um levantamento de o que eles consideram que pode funcionar e ajudar no planejamento do orçamento de TI.

Fique de olho no calendário orçamentário

Ter em mente quando tudo é devido é um ponto fundamental a planejar o seu orçamento.

Isso ajudará você a garantir que irá cumprir os prazos e será responsável por todas as finanças necessárias.

Erros para não cometer no orçamento de tecnologia da informação

Não focar nas necessidades do negócio

Um dos principais erros ao elaborar um orçamento de TI é fazer a compra ou aluguel de equipamentos e softwares que não atendem as necessidades da empresa.

Organizações podem investir altos valores em hardwares e, no final das contas, se ele não contemplar as necessidades do negócio, ele não irá fornecer as especificações fundamentais para as operações da companhia.

Não investir em treinamentos

Os gestores de TI precisam contemplar em seus orçamentos o treinamento e desenvolvimento do seu time, bem como das ferramentas que eles usam.

Isso porque existem casos em que será preciso destinar um determinado valor para o treinamento e desenvolvimento de toda a equipe como parte de uma etapa de investimento em novas tecnologias que são capazes de melhorar a eficiência e produtividade de todos.

Não ter um plano de recuperação de desastres

Um planejamento de desastres garante que:

o sistema de backup da sua empresa está atualizado;
que os colaboradores conheçam todas as funções em uma emergência;
que os sistemas críticos estejam acessíveis.

Um exemplo de desastre que precisa ter um plano de recuperação eficiente é um ataque cibernético.

E aí, sua empresa tem um plano garantido para essa situação?

Esse plano deve conter todas as informações necessárias e práticas para que a empresa consiga seguir operando diante dessa fatalidade.

Ser negligente com a cibersegurança

O planejamento do orçamento de TI deve considerar valores que envolvam a segurança cibernética da empresa, principalmente por conta da LGPD.

Ressaltamos aqui que a segurança cibernética não deve ser vista como mais uma despesa de TI, mas sim como um investimento inteligente e estratégico que tem o potencial de render dividendos.

E lembre-se: os ataques cibernéticos estão cada vez mais frequentes e eles podem custar milhões para organização.

Conclusão

Como você viu ao longo deste artigo, o orçamento de TI tem o poder de colaborar para todo planejamento do setor.

É por meio dele que são levantados e fornecidos os recursos fundamentais para todos os planos do setor ao longo do ano, garantindo que o departamento continuará operando nas melhores condições possíveis.

Por fim, ao elaborar esse orçamento para o seu negócio, olhe para ele como um investimento para o futuro da empresa e não esqueça de alinhá-lo com todas as metas da organização para alcançar os melhores resultados.