Já ouviu falar no BPMS — sigla prática para o termo em inglês Business Process Management Suite? A solução é uma excelente oportunidade estratégica para gerenciar e aprimorar seus processos de negócios de maneira integrada. 

Imagine, por exemplo, uma empresa enfrentando a complexidade de coordenar diversas atividades, desde a solicitação de um cliente até a entrega do produto. Com o BPMS, você tem um verdadeiro maestro para harmonizar cada etapa desse processo, garantindo fluidez, eficiência e qualidade.

Quer aprender mais a respeito? Acompanhe-nos ao longo desta leitura!

O que é um BPMS? 

O Business Process Management Suite (BPMS) é uma solução tecnológica que visa otimizar e automatizar os processos de negócios em uma organização. 

Ele oferece uma abordagem abrangente para o gerenciamento de processos, permitindo a modelagem, execução, monitoramento e aprimoramento contínuo de atividades empresariais.

Sistema BPMS, como funciona?

Um sistema BPMS funciona integrando pessoas, processos e sistemas dentro de uma organização. Ele permite a criação de modelos visuais dos processos de negócios, definindo as etapas, responsabilidades e fluxos de trabalho. 

Dessa maneira, o BPMS facilita a automação desses processos e garante que as tarefas sejam executadas de maneira eficiente e seguindo as regras e políticas estabelecidas.

Não à toa, ele pode ser aplicado em conjunto com outras abordagens, tecnologias e sistemas. Tudo isso, para compor um ambiente integrado e verdadeiramente conectado à realidade de cada empresa, especificamente.

Como um sistema BPMS pode ajudar minha empresa? 

Um sistema BPMS pode ajudar sua empresa de diversas maneiras. A seguir, vamos explorar cada uma das principais formas de aplicação e os resultados que podem ser obtidos por meio de cada abordagem:

• automatização de processos e, com isso, elimina-se a necessidade de intervenção manual. O que também acelera a tomada de decisões;
• melhoria contínua, uma vez que o BPMS identifica áreas de ineficiência, permitindo ajustes em tempo hábil. Algo que pode ocorrer, por exemplo, a partir do monitoramento constante do desempenho de processos;
• padronização e consistência, pois o BPMS garante que os processos sejam seguidos de forma consistente, evitando variações que possam resultar em erros.

Ou seja: é uma maneira de agregar mais autonomia à sua equipe e deixá-la cada vez menos sobrecarregada com processos manuais e repetitivos. 

Ao delegar isso às tecnologias integradas ao BPMS, você ganha também em eficiência operacional, produtividade e até mesmo no aumento do engajamento dos colaboradores.

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Quais são os benefícios do BPMS?

Agora que já vimos o que é o BPMS e exemplos de sua aplicação, podemos ir a fundo nos benefícios de sua implementação. Confira, a seguir, alguns deles!

Agilidade 

Agilidade é essencial para se adaptar às mudanças rápidas do mercado e às demandas dos clientes. E o BPMS proporciona exatamente isso ao permitir a rápida adaptação e reconfiguração de processos. 

Imagine, por exemplo, uma empresa de comércio eletrônico que, devido a uma tendência inesperada, precisa ajustar seu processo de gerenciamento de pedidos. Com um BPMS, ela pode rapidamente redesenhar fluxos de trabalho, redefinir responsabilidades e implementar as alterações necessárias, garantindo uma resposta ágil às demandas do mercado.

Eficiência

O também BPMS contribui significativamente para a eficiência a partir da automatização de tarefas repetitivas e também com a eliminação de processos manuais demorados.

Considere o exemplo de um departamento financeiro que precisa reconciliar transações bancárias mensalmente. Com o BPMS, essa tarefa pode ser automatizada, reduzindo o tempo necessário para a reconciliação.

E ainda minimiza erros e libera recursos para atividades mais estratégicas.

Segurança

A segurança é um pilar fundamental para qualquer empresa, e o BPMS desempenha um papel crucial nesse aspecto. Por meio de recursos avançados de controle de acesso e criptografia, o BPMS assegura que apenas usuários autorizados tenham acesso às informações sensíveis da empresa.

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Que tal um exemplo para entender melhor? Digamos que uma instituição financeira utilize um BPMS para gerenciar processos relacionados a transações de clientes. 

Assim, o BPMS garante que apenas funcionários designados e autorizados tenham acesso aos dados financeiros confidenciais, o que proporciona um ambiente seguro e em conformidade com regulamentações.

Otimização de processos

A otimização de processos é um dos benefícios mais evidentes do BPMS. Ao identificar redundâncias, gargalos e ineficiências nos fluxos de trabalho, o sistema promove melhorias contínuas para aumentar a eficiência operacional.

Isso pode ser percebido, por exemplo, em empresas que usem um BPMS para gerenciar o ciclo de produção de sua manufatura. Dessa maneira, o sistema identifica áreas em que os tempos de espera são prolongados e automatiza a comunicação entre departamentos, resultando em uma produção mais eficiente e rápida.

Transparência

A transparência é essencial para promover uma cultura organizacional saudável e garantir que todos os envolvidos compreendam os processos em andamento. E o BPMS oferece visibilidade clara de todos os estágios dos processos, desde sua criação até a conclusão.

Para entender melhor isso, vamos considerar um departamento de atendimento ao cliente: ao utilizar um BPMS para gerenciar solicitações de clientes, cada etapa do processo é documentada e visível para todos os membros da equipe. E isso resulta em mais clareza e compreensão sobre o status das solicitações.

Redução de custos

A redução de custos é um dos benefícios mais tangíveis do BPMS. Ao eliminar atividades desnecessárias, reduzir o tempo de ciclo e minimizar erros, o BPMS contribui para a eficiência operacional e a economia financeira.

São ações que, quando bem conduzidas, reduzem direta e indiretamente os custos operacionais e na utilização de recursos também.

Integração entre áreas da empresa

A integração eficaz entre diferentes áreas da empresa é vital para promover a colaboração e a comunicação. O BPMS atua como um facilitador, conectando departamentos e garantindo que as informações fluam de maneira contínua.

Imagine uma empresa de tecnologia usando um BPMS para gerenciar o ciclo de vida do desenvolvimento de produtos. O sistema integra automaticamente as informações do departamento de pesquisa e desenvolvimento com as equipes de marketing e vendas, garantindo uma abordagem holística e coesa.

Ou seja: o BPMS é uma ferramenta de gerenciamento de processos, mas vai além disso: também serve para fortalecer a segurança, otimizar operações, promover transparência, reduzir custos e integrar efetivamente todas as áreas da empresa.

Vale a pena investir em um sistema BPMS?

A partir dos benefícios citados acima, você deve achar que, definitivamente, vale a pena investir em um sistema BPMS, certo?

Mas lembre-se de que essa é uma decisão estratégica e deve estar alinhada aos seus objetivos e necessidade. Com isso, é bem possível que o BPMS traga retornos significativos para a empresa. 

Além disso, considerando a crescente complexidade dos ambientes de negócios, a necessidade de agilidade e a busca constante por eficiência, um BPMS se torna uma ferramenta valiosa. 

Afinal, o investimento se justifica pela capacidade do BPMS de impulsionar a inovação, melhorar a eficiência operacional e posicionar a empresa para enfrentar os desafios do mercado com agilidade e excelência.

Como escolher um sistema BPMS?

Escolher um sistema BPMS deve ser uma decisão estratégica. Afinal, ela impactará diretamente na eficiência operacional e na agilidade da sua empresa. 

Para garantir uma escolha acertada, é crucial considerar diversos fatores, como:

• compreensão das necessidades da sua empresa e identificação dos processos específicos que você deseja automatizar ou melhorar;
• avaliação da facilidade de uso. Isso facilitará a implementação e a adoção do sistema;
• verificação da compatibilidade com os sistemas e aplicativos já utilizados pela sua empresa;
• utilização de um BPMS que tenha a flexibilidade para se adaptar às mudanças nas operações da empresa;
• segurança dos dados. O BPMS escolhido deve oferecer recursos robustos de segurança, incluindo controle de acesso, criptografia e conformidade com regulamentações de privacidade;
• disponibilidade de suporte técnico oferecido pelo provedor do BPMS.

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Ao seguir esses passos e considerações, você estará em uma posição mais forte para escolher um sistema BPMS que impulsione a eficiência, melhore os processos e contribua para o sucesso a longo prazo da sua empresa

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Conclusão

O BPMS (Business Process Management Suite) é uma ferramenta estratégica que otimiza e aprimora a gestão dos processos de negócios em uma organização. 

Também mostramos como essa solução tecnológica integra pessoas, processos e sistemas, proporcionando automação e eficiência. Destaca-se, aí, a flexibilidade do BPMS em se adaptar às necessidades específicas de cada empresa e ao oferecer um ambiente verdadeiramente conectado à sua realidade.

Sobre a importância estratégica de investir em um BPMS, conte conosco! Podemos alinhar soluções que se adaptam inteiramente às características do seu negócio e aos seus objetivos. Fale conosco caso ainda tenha qualquer dúvida sobre o assunto!

Equipe Office Total

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