Todas as empresas, de todos os portes e nichos, têm uma variedade de equipamentos tecnológicos que são essenciais para que suas atividades sejam desenvolvidas. Justamente por isso é importante conhecer o inventário de TI.
Ele se trata de uma ferramenta que ajuda gestores a lidarem com um grande número de sistemas, dispositivos e dados que envolvem a infraestrutura de tecnologia de uma organização.
Deste modo, os gestores conseguem garantir o melhor funcionamento de todos os setores, além de conseguirem tomar decisões mais estratégicas e focadas na redução de custos e aumento de produtividade de todos os colaboradores.
Parece um cenário perfeito, não é mesmo? E nós garantimos que é!
E para te provar, preparamos esse artigo completo sobre inventário de TI, as suas vantagens e como montar o seu na prática. Vem com a gente!
O que é o inventário de TI?
O inventário de TI é um documento que tem a descrição de todos os ativos de uma organização, além de informações sobre eles, como data de compra, data de manutenções e dados técnicos.
Ressaltamos que chamamos de ativos todos os recursos tecnológicos com softwares, hardware e usuários.
Desta maneira, o inventário de TI se trata de uma forma de catálogo com todas as informações e características de cada tecnologia que faz parte de um negócio.
Na prática o inventário permite que a gestão de ativos seja feita com maior eficácia, focando no melhor desenvolvimento de hardwares e softwares, sendo que os hardwares se tratam dos dispositivos físicos, como impressoras, computadores, tablets e smartphones.
Já os softwares são recursos tecnológicos que não são materiais, como licenças de serviços, programas de computadores, aplicativos e serviços de nuvem.
Por que fazer o inventário de TI?
Fazer um inventário de TI é importante por diversos motivos e aqui separamos os principais deles:
- ajuda a prever problemas com seus ativos de TI;
- colabora para que você não perca os prazos de garantia dos seus equipamentos;
- aumenta a vida útil dos equipamentos da sua empresa;
- é capaz de detectar softwares não desejáveis ou maliciosos;
- ajuda você a tomar decisões mais estratégicas em relação aos seus ativos;
- torna mais fácil gerenciamento de prazos e manutenções;
- controla a política de uso da empresa;
- aumenta a segurança dos dados da sua organização;
- monitora as necessidades de gestão da sua TI;
- é capaz de identificar ativos ineficazes ou obsoletos.
Vantagens de possuir um inventário de TI
As vantagens de ter um inventário de TI vão desde o melhor aproveitamento dos seus equipamentos, diminuição de riscos, prolongamento da vida útil dos ativos do seu negócio até a redução de custos, detecção de problemas, mais eficácia na tomada de decisões e segurança dos dados corporativos.
Na sequência entramos em detalhes sobre cada uma dessas vantagens. Confira!
Melhor aproveitamento
Com o inventário de TI você consegue ficar mais a par de todos os ativos presentes no cotidiano da sua empresa.
E quando você passar a fazer o diagnóstico de cada um deles, irá se deparar com chances de upgrades, prazo de garantia ou otimizações que muitas vezes são esquecidas.
Justamente por isso o inventário tem essa vantagem de aprimorar o rendimento de toda sua infraestrutura tecnológica.
Diminuição dos riscos
Quando você tem um cronograma para revisar os seus equipamentos e soluções, conforme o inventário de TI propõe, você consegue antecipar diversos problemas e solucioná-los com antecedência.
Alguns exemplos que podemos dar são as licenças vencidas, máquinas com muito tempo de uso ou softwares irregulares.
Prolonga a vida útil dos ativos
O inventário de TI colabora para que você saiba quais são os equipamentos que estão precisando de uma manutenção.
Desta forma você cadastra as datas de cada revisão que foi feita, além de atualizações e trocas, e consegue ter uma visão mais ampla sobre o histórico de toda sua infraestrutura, colaborando assim para a vida útil dos seus ativos ser prolongada.
Redução de custos
Quando você consegue diminuir riscos e prolongar a vida útil dos seus ativos, a redução de custos é uma consequência positiva dessas práticas.
Isso porque equipamentos que não são revisados com frequência apresentam problemas mais complexos e mais caros de serem solucionados.
Então, monitorando as tecnologias da sua organização com inventário, você consegue evitar essas situações e gastos altos.
Detecção de problemas e eficácia na tomada de decisão
Como você viu até agora, o inventário de TI permite que você detecte problemas antes mesmo que eles surjam.
E para além da diminuição de riscos, prolongamento da vida útil dos seus ativos e redução de custos, essa detecção prévia de problemas também permite que você tome decisões com mais eficácia.
Isso porque com esse controle você consegue identificar pontos da sua infraestrutura de TI que precisam de mudanças ou reformulações para diminuir a indisponibilidade dos serviços ou melhorar a produtividade de quem usa esses equipamentos.
E quando falamos em tomadas de decisões estratégicas isso também diz respeito a fazer esses movimentos nos momentos mais apropriados, algo que o inventário também possibilita, por meio das revisões preventivas e manutenções corretivas.
Segurança dos dados corporativos
Por fim, uma das grandes vantagens do inventário é que ele garante a segurança nos dados da sua empresa, algo extremamente importante principalmente por conta da LGPD.
E com ele isso é feito porque você consegue identificar mais fácil os sistemas que não devem ser instalados e os softwares maliciosos que podem capturar senhas ou roubar dados do seu negócio.
Quando devo fazer o inventário de TI na empresa?
Idealmente, o inventário de TI deve ser iniciado desde o momento da aquisição de qualquer ativo tecnológico.
Manter um ciclo regular de inventário, seja semestral ou anual, dependendo do dinamismo de sua infraestrutura de TI, é crucial para manter o controle efetivo dos recursos.
Além disso, momentos chave como antes de auditorias, durante a implementação de políticas de segurança, ou após grandes atualizações ou mudanças no sistema são oportunidades perfeitas para atualizar o seu inventário.
Acompanhar de perto o ciclo de vida de cada ativo permite que sua empresa maximize o retorno sobre investimento e mantenha a excelência operacional. Vamos juntos garantir que sua TI esteja sempre alinhada com os objetivos estratégicos do seu negócio!
Quais informações devo incluir no inventário de TI?
Ao elaborar um inventário de TI eficaz, é crucial registrar cada detalhe que possa influenciar na gestão e no desempenho dos seus ativos tecnológicos. Isso inclui:
- Identificação detalhada de cada ativo: inclua o tipo de dispositivo ou software, o fabricante, o modelo e o número de série;
- Informações de aquisição e garantia: data de compra, fornecedor, custo e prazo de garantia;
- Dados técnicos relevantes: especificações, configurações de hardware/software e versões de sistemas operacionais;
- Histórico de manutenção: datas de serviços realizados e as intervenções pendentes;
- Licenciamento de software: registros de licenças, termos de uso e datas de expiração;
- Política de uso: diretrizes de como os ativos devem ser utilizados pelos colaboradores.
Lembre-se, o inventário de TI deve servir como um mapa estratégico que guia a utilização eficiente de seus recursos tecnológicos, garantindo que você esteja sempre à frente em termos de manutenção, segurança e otimização dos processos.
Com estas informações em mãos, você maximiza o retorno sobre o investimento em TI e fortalece a infraestrutura tecnológica da sua empresa.
Como montar um inventário de TI?
Para montar um inventário de TI você deve categorizar os seus ativos, criar um esquema de nomeação, listar os ativos de TI, fazer auditorias, analisar vulnerabilidades, identificar oportunidades e fazer um monitoramento constante.
Abaixo explicamos melhor como fazer cada um desses passos de um inventário. Vem com a gente!
Categorize os ativos
As categorias básicas de ativos são hardwares e softwares, mas você também pode criar outras mais específicas, como a categoria de usuários, além de subgrupos ou subcategorias.
Crie um esquema de nomeação
A nomeação individual dos recursos é necessária porque sempre terão dispositivos repetidos nas empresas e mesmo que eles sejam parecidos, para ter um melhor controle, é preciso ter uma linha diferente de nomeação.
E a melhor forma de fazer isso é dando a cada equipamento uma etiqueta diferente em que constará a nomenclatura única daquele aparelho.
Liste os ativos de TI
Com os ativos categorizados e o esquema de nomeação criado, é hora de listar cada um deles e os seus respectivos dados, como licença, número de série, data da manutenção e atualizações.
Essa listagem pode ser feita tanto por meio de um software de inventário, como por meio de planilhas preenchidas manualmente.
Faça auditorias
As auditorias se tratam de procedimentos internos que ajudam a mapear os recursos tecnológicos usados na empresa.
Quando o seu inventário estiver pronto, elas devem ser feitas para identificar vulnerabilidades dos equipamentos indisponibilidade de serviços para que eles sejam regularizados sempre que preciso.
Análise vulnerabilidades e identifique as oportunidades
Outra atitude para tomar com a lista de inventário pronta é analisar as vulnerabilidades que precisam ser tratadas, para que oportunidades sejam aproveitadas.
Essa tarefa não é complicada de ser feita caso todas as informações dos seus ativos estiverem destacadas corretamente conforme indicamos nos passos anteriores.
Quando você analisar essa lista irá se deparar com diversas oportunidades, como equipamentos que não estão sendo usados mas que podem ser aproveitados em outros setores.
Quanto às vulnerabilidades que serão encontradas, um exemplo que podemos dar são os softwares sem licença, que exigem que a situação seja regularizada para evitar indisponibilidades do serviço.
Faça um monitoramento constantemente
Por fim, para aproveitar melhor todo trabalho que você teve fazendo inventário de TI, monitore e atualize continuamente a lista dos seus ativos.
Isso irá contribuir para que você tome atitudes necessárias para evitar ou corrigir falhas, além de aproveitar as oportunidades que você irá encontrar.
Então, engaje a sua equipe para que todos se comprometam a manter essa relação de dispositivos e sistemas sempre atualizada e analisada para identificar mudanças que precisam ser tomadas.
Como monitorar o inventário de TI?
Para fazer o monitoramento do inventário de TI da melhor maneira possível, a nossa dica é adotar um software de gestão que irá permitir que você faça a atualização e o monitoramento dos seus ativos automaticamente.
Com esses sistemas, as chances de erro são pequenas, principalmente se comparados a sistemas manuais de monitoramento do inventário, como as planilhas.
Inventário de TI: Perguntas frequentes
Confira agora as principais dúvidas sobre o inventário de TI:
O que é gestão de ativos de TI?
Gestão de ativos de TI é o processo de monitoramento e a manutenção de todos os componentes tecnológicos de uma empresa, incluindo desde hardware como computadores e impressoras até softwares e licenças.
Com uma gestão eficiente, é possível maximizar o uso dos recursos, economizar custos e evitar problemas operacionais.
O que é um inventário de trabalho?
Um inventário de trabalho é um registro detalhado dos ativos e recursos de uma empresa, que ajuda a equipe de TI a gerenciar melhor a infraestrutura tecnológica e assegurar que todos os componentes estejam funcionando de forma otimizada para apoiar as operações do negócio.
Como fazer inventário de hardware e software?
Para realizar um inventário de hardware e software, comece catalogando todos os dispositivos físicos e programas utilizados na empresa.
Registre informações importantes como data de compra, especificações técnicas, atualizações e manutenções.
Ferramentas automatizadas podem ajudar a manter esse inventário atualizado e preciso.
O que é Desk Inventory?
Desk Inventory é o levantamento de todos os recursos tecnológicos presentes em uma estação de trabalho específica, incluindo computadores, acessórios, programas instalados e outros dispositivos.
Ele é útil para manter controle sobre os ativos e assegurar que cada colaborador tenha as ferramentas necessárias para suas atividades.
Conclusão
Com esse artigo a nossa missão era explicar a você o que é um inventário de TI, que como você viu nada mais é do que um documento que tem a descrição de todos os ativos de uma organização, além de informações sobre eles, como data de compra, data de manutenções e dados técnicos.
E ao adotá-lo em sua empresa, você garante algumas vantagens, como:
- melhor aproveitamento dos seus equipamentos;
- diminuição de riscos;
- prolongamento da vida útil dos ativos do seu negócio;
- redução de custos;
- detecção de problemas;
- mais eficácia na tomada de decisões;
- segurança dos dados corporativos.
Quer usufruir dessas vantagens? Então não deixe de seguir o passo a passo que indicamos aqui de como fazer um inventário de TI!
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