Rola pela internet uma frase que muitos trabalhadores concordam (quase sempre em silêncio) e que já virou até estampa de camisetas e canecas: “Sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail.” Ela é um ótimo exemplo da falta de comunicação assíncrona.

Aliás, por ser uma frase que vai direto ao ponto, ela é um ótimo exemplo de como colocar em prática a comunicação assíncrona!

E aí, está curioso para saber o que é esse tipo de comunicação? Vem com a gente que te contaremos tudo.

O que é comunicação assíncrona?

Em linhas gerais, a comunicação assíncrona se trata de comunicações que não são feitas em tempo real.

Para entender melhor, imagine a seguinte situação: ao invés de marcar uma reunião por vídeo chamada com um colega de trabalho para fazer uma pergunta rápida, você simplesmente escolhe mandar uma mensagem no chat.

Quando você faz isso, ele não precisa responder a sua pergunta imediatamente, concorda? Provavelmente ele escolhe te responder no final do dia ou na manhã seguinte, para não perder o foco em outras atividades que ele está realizando no momento.

Isso é uma comunicação assíncrona!

Ou seja, quando você fala com alguém, seja qual for o meio de comunicação, e não espera por uma resposta no exato momento que entrou em contato, você está colocando em prática a comunicação assíncrona.

Diferenças entre comunicação síncrona e assíncrona

O oposto da comunicação assíncrona é a comunicação síncrona. Vamos entender melhor o que as diferem?

A comunicação síncrona é caracterizada por diálogos em que os interlocutores estão presentes ao mesmo tempo.

É como reservar uma sala e chamar todos de um time para conversar sobre um projeto ou fazer uma ligação por telefone para tirar uma dúvida.

Sendo assim, a diferença entre comunicação assíncrona e comunicação síncrona está na forma como elas são praticadas e em seus formatos.

Exemplos de comunicação assíncrona

Para te ajudar a entender ainda melhor o que é a comunicação assíncrona, trazemos abaixo alguns exemplos. Confira!

E-mail

O e-mail não tem a carga de necessidade de ser respondido imediatamente.

Embora ele envie as mensagens na hora, o prazo para respondê-las cabe a quem recebeu, considerando as suas prioridades.

Aplicativos de mensagens

Aqui entra o Slack, Microsoft Teams e, claro, nosso querido aplicativo mais usado pelos brasileiros, o WhatsApp.

Embora eles sejam bate-papos que ajudam a melhorar a comunicação em organizações, uma resposta imediata não é garantida com nenhum deles.

Ferramentas de gerenciamento de tarefas

Podemos citar nas ferramentas de gerenciamento de tarefas o Trello ou o Asana, ambos comuns em organizações.

Esses dois modelos permitem que todos saibam como anda um projeto, seu status, entregas, pendências e afins.

Neles também é possível marcar colegas para tirar dúvidas, parabenizar, pedir sugestões e outras ações, mas sem a pressão de que é necessário responder na hora.

Documentos colaborativos

Os documentos colaborativos, como o Google Documentos, permitem que diversas pessoas tenham acesso a um texto e o revisem, façam alterações, tirem dúvidas, esclareçam pontos e por aí vai.

E isso não exige que todos estejam conectados na mesma hora fazendo essas mudanças em um documento – a não ser que alguém solicite que isso seja feito no mesmo momento e em conjunto, aí voltamos para a comunicação síncrona.

Mas, de maneira geral, a ideia é que basta fazer edições, deixar comentários e sugestões e pedir para que o outro dê uma olhada quando tiver tempo na agenda.

Exemplos de comunicação síncrona

Como você viu anteriormente, a comunicação síncrona se trata de quando falamos com alguém de maneira direta e no presente.

Então, um emissor passa a sua mensagem e o receptor responde, tudo no mesmo instante.

Desta forma, entram como exemplos de comunicação síncrona:

• conversas presenciais;
• contato por telefone;
• reuniões por vídeo conferência.

5 Vantagens do modelo de comunicação assíncrona

Abaixo, separamos algumas vantagens desse modelo de comunicação.

Comunicação com mais qualidade

É claro que uma das primeiras vantagens desse modelo é a qualidade da  comunicação.

Com ele, as informações são passadas de forma mais completa, sendo compreendidas com facilidade e diminuindo erros.

O resto do contato geralmente serve apenas para tirar dúvidas pontuais ou fazer uma entrega final do que foi solicitado.

Colaboradores com controle de suas jornadas de trabalho

A pandemia nos introduziu ao home office, que agradou diversos trabalhadores e o fez chegar para ficar.

Com ele, há a possibilidade de controlar a sua jornada de trabalho e fazer a sua própria rotina de acordo com o momento do dia em que você for mais produtivo.

E quando você adota a comunicação assíncrona, isso flui de maneira muito melhor.

Afinal de contas, diversas mensagens pipocando no WhatsApp, Teams, Slack, Trello entre outros, sempre pedindo por respostas imediatas, deixa o colaborador preso aos horários de seus colegas e não ao dele.

Mais organização e qualidade de vida

Fazer todas as tarefas e pausar todas elas para responder aos colegas de trabalho costuma estressar colaboradores e esgotá-los.

Isso porque eles não conseguem manter o foco em apenas uma coisa de cada vez, fazendo-os ficar até mesmo insatisfeitos profissionalmente e com a empresa em que trabalham, por não estabelecerem limites de comunicação.

E um desses limites, sem dúvidas, é a comunicação assíncrona, que permite que todos se organizem melhor e não se estressem com mensagens “urgentes” chegando a todo momento.

Assim, é possível planejar a sua própria agenda, organizá-la, determinar tempo para cada demanda – inclusive para responder mensagens pendentes.

O resultado é menos estresse, incômodo, insatisfação e, consequentemente, mais qualidade de vida.

Foco no objetivo certo

Permitir que os seus colaboradores tenham controle de suas jornadas de trabalho, de suas agendas e organização, sem dúvidas aumenta a produtividade deles.

Isso porque ele acaba definindo quais são as suas prioridades e focando no que realmente gera valor para a empresa.

E quando ele não tem ruídos na comunicação e conversas que o atrapalham mais do que ajudam, ele consegue ter ainda mais clareza sobre o que é urgente e necessário manter o foco.

Chance de contratar profissionais de todo Brasil e do mundo

As diversas ferramentas de comunicação digital facilitaram o nosso trabalho e expandiram a busca de profissionais qualificados para além das cidades em que as empresas estão.

O trabalho remoto permite que pessoas de cada canto do nosso país tenham acesso às mesmas ferramentas para trabalhar e se comunicarem por ela, como no caso das plataformas em nuvem.

A vantagem da comunicação assíncrona aqui ocorre porque, por exemplo, a sua empresa pode contar com profissionais do outro lado do globo, com fuso horário totalmente diferente.

Mas isso não acaba sendo um problema, pois é estabelecido entre todos que a comunicação não precisa ser feita imediatamente e simultaneamente, além de ter o apoio das ferramentas em nuvem.

Como desenvolver a comunicação assíncrona nas empresas?

Quer desenvolver a comunicação assíncrona em sua empresa? Então fique de olho nas seguintes dicas que separamos para fazer isso acontecer!

Busque ser objetivo em sua comunicação

Seja na troca de mensagens ou em outras ferramentas, diga direto o que você precisa.

Evite aquele famoso diálogo de “Oi, tudo bem?” e ficar esperando que a pessoa responda que está tudo bem.

Facilite o processo. Por exemplo: “Oi, Cláudia. Tudo bem? Você pode compartilhar comigo o contato da empresa que alugamos computadores?”

Fique de olho nos detalhes

Se você for passar alguma atividade para alguém, certifique-se de que está enviando todas as informações que ele precisa para executar bem a tarefa.

Verifique se as suas frases ou demandas não deixam espaço para dúvidas antes de enviá-las, mesmo que você ache que a pessoa já sabe do que você está falando.

Escolha bem o canal que você vai se comunicar

Hoje nós temos diversos canais de comunicação à nossa disposição, mas cada um deles serve para um tipo de mensagem diferente.

Então, é preciso bom senso. Por exemplo, não é de bom tom enviar uma nova demanda de trabalho por WhatsApp, com diversos anexos.

Mantenha a calma

Quando a sua empresa vira adepta da comunicação assíncrona, ela entende que colaboradores têm autonomia para fazer as atividades no seu tempo, inclusive responder aos outros colegas.

Então, se você não foi respondido na hora que gostaria, mantenha a calma e fique tranquilo. Nada de pressionar os outros.

Faça reuniões só quando for necessário

Lembra da frase que citamos lá em cima? “Sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail.”

Para evitar que os seus colaboradores se identifiquem com ela, é importante saber que reuniões devem ser feitas só quando necessário.

Então, antes de correr para marcar uma, pense: ela poderia ser um simples e-mail? Uma mensagem no Slack? Ou apenas uma marcação no Trello?

Afinal, qual é o modelo de comunicação ideal?

Alguns colaboradores não abrem mão de uma resposta imediata por nada, então, para eles, a ideia de não conversar pessoalmente ou fazer uma chamada de vídeo para tirar uma dúvida é quase mortal.

Mas há os que têm dificuldades em entender bem o que precisa ser feito quando isso é dito em tempo real.

E os que têm essa dificuldade costumam estender a conversa para e-mails, por exemplo, para confirmar o que foi dito numa conversa cara a cara.

Assim, cria-se  a dúvida sobre qual é o modelo de comunicação mais assertivo.

Para responder a essa pergunta, nós consideramos o fato de que pressionar alguém para agir na hora não é nada saudável dentro do ambiente de trabalho.

Além do mais, essa atitude não permite que as pessoas entreguem o melhor de si por estarem se sentindo desconfortáveis com a pressão do momento.

Então, a comunicação assíncrona pode ser a melhor saída para evitar esse tipo de situação, abrindo espaço para que todos recebam as informações, entendam o que foi dito, pensem sobre o assunto e devolvam com sua melhor resposta, em seu melhor momento.

Conclusão

E aí, enquanto lia o artigo, conseguiu refletir sobre todas as últimas reuniões que você participou e que poderiam ter sido um simples e-mail?

Para evitá-las daqui para frente, que tal propor à sua empresa o modelo de comunicação assíncrona?

Equipe Office Total

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