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Com o passar dos anos, é comum que aconteça a depreciação de computadores, que nada mais é do que a desvalorização natural desses equipamentos devido ao tempo de uso.
Infelizmente, não há como fugir disso. Mas é possível calcular o valor da depreciação de computadores, identificar quais são os principais fatores que causam isso e adotar algumas práticas que prolongam a vida útil da sua máquina.
Quer saber sobre tudo isso e ainda entender como a locação de equipamentos de TI pode te ajudar a se esquivar desse problema?
Então, siga a leitura conosco!
O que é depreciação de computadores?
Nós chamamos de depreciação de computadores a desvalorização dessas máquinas devido ao seu tempo de uso.
Logo, a depreciação de computadores pode acontecer por conta dos longos anos de uso, do passar do tempo ou mesmo da obsolescência.
Para as empresas, é fundamental que a contabilidade tenha claro se a depreciação se trata de um custo ou de uma despesa.
Afinal, se o computador em questão é usado nas operações da organização, ele é um custo, fora isso, ele pode ser facilmente uma despesa.
Quais são os tipos de depreciação de computadores?
Reconhecer e observar a depreciação de computadores ajuda toda a sua empresa a se manter eficiente e com boa margem de previsibilidade sobre o bom funcionamento dos equipamentos.
Além disso, faz com que as organizações em geral tenham mais controle sobre as suas respectivas previsões financeiras e entendam, também, quando é hora de substituir ou atualizar seus ativos de TI.
Ao entender os tipos de depreciação, torna-se mais fácil gerenciar adequadamente o ciclo de vida dos computadores. Confira, a seguir, o que significa cada um deles.
Depreciação acelerada
A depreciação acelerada é um método que permite que o valor dos computadores seja depreciado rapidamente nos primeiros anos de vida útil.
Em outras palavras, uma parte maior do valor do ativo é deduzida nos primeiros anos, e a quantia depreciada diminui à medida que os anos passam.
Um exemplo de depreciação acelerada é o método de saldo duplo decrescente, que calcula a depreciação de um ativo a uma taxa dupla em relação à depreciação linear.
Assim, no início da vida útil do computador, a depreciação será muito maior, reduzindo gradualmente nos anos seguintes.
Esse método é mais adequado para equipamentos tecnológicos, que tendem a perder valor rapidamente devido à rápida evolução da tecnologia, o que torna os modelos anteriores obsoletos em pouco tempo.
Depreciação linear
Já a depreciação linear, também conhecida como método linear ou método de linha reta, é uma abordagem mais simples e comum de calcular a depreciação de computadores.
Nesse método, o valor do computador é depreciado uniformemente ao longo de sua vida útil. Vamos a um exemplo para que fique mais claro.
Digamos que um computador tenha um custo de aquisição de R$ 3.000 e uma vida útil de 3 anos. Com essas informações em mão, a depreciação anual seria de R$ 1.000 (R$ 3.000 divididos por 3 anos).
Portanto, o valor depreciado seria o mesmo a cada ano, até que o valor do ativo seja totalmente amortizado.
E quando usá-lo? Bom, o método de depreciação linear é adequado para equipamentos que têm uma vida útil previsível e um valor residual relativamente baixo ao final desse período.
Ele oferece previsibilidade e consistência na contabilização dos ativos e pode ser útil para planejar orçamentos futuros.
Qual é a taxa de depreciação de computadores e periféricos?
As taxas de depreciação, em geral, são fixadas pela Instrução Normativa da Secretaria da Receita Federal (SRF).
Justamente por isso, é importante saber que elas costumam variar de acordo com a natureza de cada bem e as suas finalidades.
Sabendo disso, as principais taxas que temos são:
- equipamentos de informática (20%);
- edificações (4%);
- instalações (10%);
- móveis e utensílios (10%);
- máquinas e equipamentos (10%);
- ferramentas (15%);
- veículos (20%);
- caminhões (20 a 25%);
- equipamentos de comunicação (20%).
Como calcular o valor da depreciação?
A fórmula fixa usada para calcular a taxa e depreciação de máquinas e equipamentos é:
depreciação anual = (custo de aquisição – valor residual) / anos de vida útil
Com isso, o valor da compra pode ser identificado pela nota de compra, enquanto o valor residual e os anos de vida útil são dados que uma empresa precisa manter.
Além do mais, os ativos mais usados devem levar em conta no seu cálculo de depreciação as suas características e tipo de uso, como os métodos da soma dos dígitos das horas de trabalho e das unidades produzidas.
Nesses casos, a base cálculo da depreciação irá sempre ser 100% / vida útil. Veja um exemplo de um equipamento:
- Vida útil: 10.000 horas
- Valor da aquisição: R$ 200.000
- Valor residual: 10%
Cálculo: depreciação = (V0 – Vr) ÷ Vida útil
Ou seja: depreciação = (R$ 200.000 – R$ 20.000) ÷ 5 anos.
O que causa a depreciação dos computadores?
Tão importante quanto saber como calcular a depreciação de computadores, é entender o que causa isso neles. Confira abaixo os casos mais comuns.
Desgaste conforme o uso
Os anos e mais anos que um computador é usado costuma ser um dos principais fatores de depreciação das máquinas.
Afinal, o uso contínuo faz com que eles envelheçam e fiquem desgastados, como qualquer outro tipo de eletrônico.
Obsolência devido a evolução tecnológica
É fato que a tecnologia evolui constantemente, devido a pesquisas que buscam melhorar a capacidade dos nossos equipamentos eletrônicos.
E com esses avanços, os computadores passam por diversas atualizações, deixando de suportar certos tipos de softwares, hardwares e upgrades.
Pare e pense, certamente o primeiro computador que você teve contato em sua vida hoje em dia não teria capacidade para operar as funções que necessita em seu trabalho, certo?
E isso é completamente natural, pois conforme os anos passam, os computadores tendem a ficar mais lentos, com mais defeitos, atrasados tecnologicamente e vulneráveis.
Quais problemas a depreciação de computadores causa para a empresa?
A depreciação de computadores é uma realidade inevitável para qualquer empresa que depende de tecnologia para suas operações de TI diárias. No entanto, ignorar ou negligenciar a avaliação periódica da depreciação desses equipamentos pode trazer riscos significativos para a organização.
Além disso, adiar a substituição de equipamentos até o último momento pode resultar em diversos problemas.
Dessa maneira, os custos com aquisição de novos equipamentos e manutenção podem aumentar, assim como a falta de planejamento adequado pode impactar o valor contábil dos ativos da empresa. Vamos analisar cada um desses problemas com mais detalhes
Custos com aquisição de novos equipamentos
Deixar para substituir computadores apenas quando falham ou se tornam obsoletos pode acarretar custos inesperados e elevados para a empresa.
Por exemplo: a substituição de um grande número de computadores de uma só vez pode representar um grande desembolso financeiro, colocando pressão sobre o orçamento da organização e outros objetivos em risco.
Além disso, a urgência de substituir os equipamentos pode levar a escolhas apressadas, resultando em compras de hardware que não são os mais adequados ou atualizados para as necessidades da empresa. Isso pode impactar a eficiência e produtividade a longo prazo.
Custos com manutenção
Computadores antigos e depreciados tendem a apresentar mais problemas técnicos, exigindo uma frequência maior de manutenção e reparos.
Esses custos podem se acumular rapidamente, especialmente se a empresa precisar contar com mão de obra especializada para solucionar falhas recorrentes.
Além disso, a dependência de equipamentos envelhecidos pode causar interrupções frequentes nas operações da empresa, prejudicando a eficiência e a produtividade.
Esse cenário também pode causar insatisfação entre os funcionários que dependem de computadores confiáveis para realizar suas atividades diárias.
Impacta em valor contábil os ativos da empresa
A depreciação dos computadores também impacta o valor contábil dos ativos da empresa.
À medida que os equipamentos perdem valor, isso reflete na contabilidade da organização. Não avaliar ou atualizar adequadamente a depreciação pode levar a uma visão imprecisa da situação financeira da empresa.
Se os ativos contábeis não são atualizados conforme a depreciação dos computadores, os relatórios financeiros podem não refletir com precisão a saúde financeira da empresa.
Isso pode resultar em decisões equivocadas de investimento e planejamento, comprometendo a estratégia de negócios da organização.
Portanto, é essencial para a empresa monitorar regularmente a depreciação dos computadores e planejar a substituição de equipamentos com antecedência. Isso ajuda a mitigar os problemas mencionados e contribui para uma gestão mais eficiente dos recursos tecnológicos da organização.
Como prolongar a vida útil do computador?
A depreciação de computadores ocorre mais lentamente se você tomar os devidos cuidados com sua máquina, quando por exemplo:
- limpar os seus componentes;
- mantê-lo refrigerado e em um lugar apropriado;
- limpar os seus registros;
- desinstalar os programas que não são usados;
- desfragmentar o sistema;
- atualizar com frequência antivírus, firewall e anti-spyware;
- mantê-lo desligado em tempestades;
- evitar a ocorrência de choques no gabinete;
- trocar o disco rígido e a memória RAM;
- formatar o computador.
Desempenho das empresas e depreciação dos computadores
Como já citamos, os avanços tecnológicos constantes fazem a depreciação de computadores acontecerem mais rápido.
Isso porque, mesmo que ainda se mantenham em boas condições de uso, os computadores passam a não suportar mais atualizações fundamentais para o seu funcionamento, se tornando então obsoletos.
Isso impacta o desempenho das empresas, pois o seu parque tecnológico fica desatualizado, refletindo diretamente e negativamente no desempenho dos colaboradores que dependem dos computadores.
Nesse cenário, nossa recomendação para que o desempenho da sua empresa não seja impactado, é escolher o modelo Opex ao invés do Capex.
Afinal, com o Capex você investe na compra de computadores que rapidamente precisarão ser substituídos, enquanto com o Opex você tem a chance de, por exemplo, alugar computadores.
Leia também: CAPEX e OPEX: o que são e benefícios.
Com o serviço de aluguel de computadores, o desempenho da sua empresa segue em alta, pois sempre que você precisar pode substituir os equipamentos por novos modelos mais atualizados, adequando as suas máquinas às necessidades da sua organização.
Impacto da depreciação no negócio
O primeiro impacto que podemos sobre a defasagem tecnológica de computadores é o fato de que as máquinas precisam ser substituídas por não suportarem mais atualizações que são necessárias em seus softwares.
Desse modo, as empresas se deparam com a necessidade de ter um parque tecnológico novo e atualizado, para manter o alto nível de performance das tarefas de seus colaboradores.
Mas é claro que isso envolve investir muito dinheiro e geralmente em um período curto de tempo, afinal, existem computadores que se tornam obsoletos em até 3 anos de uso.
A boa notícia é que existem alternativas para driblar esse gasto urgente necessário, como o aluguel de equipamentos.
Mais adiante entraremos em mais detalhes sobre o aluguel de equipamentos, também conhecido como outsourcing, mas aqui deixamos apenas um spoiler de que esse serviço permite que você substitua computadores de forma rápida e econômica por máquinas que são mais atualizadas e modernas.
Downsizing de TI
O downsizing de TI significa reduzir a força de trabalho de um setor, ou seja, diminuir o número de colaboradores para cortar custos e ajustar a produtividade.
Sua proposta é arriscada e sugere que todo o processo produtivo de uma empresa seja reformulado para se tornar mais conciso.
O downsizing é uma estratégia que caminha de mãos dadas com o outsourcing, que citamos acima, ou seja, o aluguel de equipamentos.
Isso porque os dois mantêm o foco em permitir que as empresas sigam ativas e competitivas no mercado através da otimização de processos operacionais.
Então, enquanto o downsizing enxuga equipes para atualizar o modelo de trabalho e reduzir custos, mas mantendo a eficácia nos processos, o outsourcing completa seu objetivo, abrindo espaço para que organizações cumpram suas atividades com um custo mais barato e mantendo a qualidade do trabalho.
Gestão de inventários de TI
A gestão de inventários é uma estratégia para evitar a depreciação de computadores e prolongar a vida de suas máquinas.
Esses inventários se tratam de uma lista completa, contendo informações fundamentais para gestão de recursos tecnológicos que envolvam softwares e hardwares.
E para evitar a depreciação de computadores, o inventário precisa ter informações como:
- dados técnicos;
- data de compra;
- número e série;
- local de instalação;
- data da última manutenção ou atualização.
Um inventário com esses e outros dados tem o potencial de evitar incidentes operacionais e ajudar gerentes e diretores a terem todos os equipamentos funcionando em perfeito estado.
Remanufatura de computadores
A remanufatura de computadores é uma estratégia para renovar os equipamentos de TI.
Nesse método, as máquinas de sua empresa recebem peças renovadas que cumprem o papel de atender as necessidades do seu negócio e de seus colaboradores.
Dessa forma, elimina-se a necessidade de abrir o caixa da organização para fazer a compra de novas máquinas.
Outsourcing de equipamentos de TI
Acima demos um spoiler sobre o outsourcing de equipamentos de TI, ou seja, o aluguel destas máquinas.
Essa é uma forma prática e eficiente de renovar seus equipamentos de maneira econômica, pois ao invés de comprar máquinas novas, você tem a chance de montar o parque tecnológico com máquinas alugadas, reduzindo custos da sua empresa e garantindo os melhores equipamentos aos seus colaboradores.
Além do mais, esse serviço permite que você tenha ao seu alcance renovação constante e um time de assistência técnica especializado, além de se enquadrar no sistema Opex e não entrar como ativo no balanço patrimonial.
Vantagens da locação de equipamentos de TI
Para não precisar desembolsar altos valores na compra de novos equipamentos sempre que ocorrer uma depreciação de computadores, a locação é uma ótima opção para as empresas.
Se você ainda não conhece essa modalidade de serviço, confira abaixo algumas de suas vantagens.
Acesso a computadores e outros equipamentos novos
Os avanços tecnológicos podem ser difíceis (e caros) de acompanhar, mas você pode ter todas as novidades e atualizações mais recentes do mercado ao optar pela locação de equipamentos de TI.
Afinal, uma das missões das empresas que oferecem esse serviço é permitir que os seus clientes tenham acesso aos equipamentos mais modernos e atualizados do momento.
Logo, softwares e hardwares com as melhores performances ficam à disposição da sua empresa, para garantir mais agilidade, eficiência e segurança aos seus computadores e aos colaboradores que dependem deles.
Facilidades nas manutenções
As manutenções de computadores são fáceis de serem feitas com esse tipo de serviço, pois elas ficam a cargo da empresa que presta o serviço de locação.
Assim, se o seu computador demonstrar falhas, lentidão ou outros problemas operacionais, a empresa fica à disposição para fazer a manutenção sem cobrar a mais por isso.
Neste contexto, também é comum que as empresas de locação de serviço realizem as manutenções em poucas horas ou dias, pois elas sabem da importância de não atrapalhar a produtividade do colaborador que depende daquela máquina para realizar o seu trabalho.
Redução de custos
Não restam dúvidas de que a locação de equipamentos de TI proporcionam economia às empresas.
Afinal de contas, a compra de máquinas do seu parque de TI não é mais necessária, logo, você não precisará abrir o seu caixa e comprometê-lo para ter as melhores tecnologias do mercado.
Benefícios fiscais
A locação de equipamentos de TI, além de driblar a depreciação de computadores, traz vantagens tributárias.
Com esse serviço você pode abater 100% das despesas no Imposto de Renda Pessoa Jurídica, que deve ser declarado a cada trimestre ou anualmente.
Isso ocorre porque o aluguel de computadores é considerado uma despesa, dessa forma sua empresa consegue fazer esse abatimento do imposto, tendo em mãos mais um incentivo financeiro.
Porém, essa vantagem só vale para empresas que são optantes do regime de Lucro Real.
Empresas que também estão no regime não cumulativo do PIS/COFINS podem ter um crédito sobre eles, além da dedução do Imposto de Renda.
Menos burocracia
Além de cortar a depreciação de computadores da sua empresa, diminuir os custos e dar benefícios fiscais, a locação de equipamentos de TI também tem menos burocracias para ser contratada.
A locação é um processo simples e, com a Office Total, por exemplo, é totalmente digital. A aprovação é feita em poucos dias e você ainda pode parcelar o seu montante.
No mais, o seu orçamento é previsível, pois você sabe exatamente o valor que vai investir todo mês nesse serviço, seja para usar os seus computadores alugados ou para atualizá-los e garantir um bom funcionamento.
Trabalhar com equipamentos atualizados
Uma das vantagens significativas da locação de equipamentos de TI é a oportunidade de trabalhar sempre com equipamentos atualizados. Quando a empresa aluga computadores e outros dispositivos tecnológicos, ela tem acesso às últimas inovações em hardware e software.
Por exemplo: ao alugar laptops ou desktops, a empresa pode optar por modelos mais recentes com melhores especificações, desempenho e eficiência energética. Isso garante que os funcionários trabalhem com equipamentos de ponta, maximizando a produtividade e a satisfação no trabalho.
Além disso, trabalhar com tecnologia atualizada permite à empresa aproveitar funcionalidades avançadas, como recursos de segurança aprimorados, desempenho mais rápido e compatibilidade com as últimas atualizações de software.
Assim, a locação de equipamentos de TI mantém a organização à frente das tendências tecnológicas e mais preparada para lidar com as demandas do mercado.
Diminuição com custos de manutenção
A locação de equipamentos de TI também contribui para a diminuição dos custos de manutenção. Ao optar por alugar, a empresa não precisa se preocupar com os custos contínuos de reparos e serviços técnicos dos equipamentos.
Quando um computador alugado apresenta falhas ou problemas, o fornecedor geralmente oferece suporte técnico como parte do contrato de locação. Isso significa que a empresa não terá que arcar com os custos de conserto ou substituição das peças defeituosas, nem lidar com a complexidade de tratar com diferentes fornecedores de suporte técnico.
Além disso, os fornecedores costumam substituir equipamentos que apresentam falhas frequentes, garantindo que a empresa trabalhe com dispositivos em perfeito estado de funcionamento. Dessa forma, a locação de equipamentos de TI oferece maior tranquilidade e estabilidade para as operações da organização, enquanto minimiza os custos associados à manutenção contínua.
Flexibilidade para escalabilidade
A locação de equipamentos de TI oferece uma grande flexibilidade para as empresas ajustarem seus recursos tecnológicos conforme necessário. Se a organização precisar expandir rapidamente suas operações, ela pode facilmente aumentar a quantidade de equipamentos alugados.
Da mesma forma, se houver uma redução nas operações, a empresa pode devolver equipamentos excedentes para o fornecedor. Essa flexibilidade ajuda a empresa a gerenciar seus recursos de TI de forma mais eficaz, sem precisar investir em equipamentos que podem não ser necessários a longo prazo.
Atualizações tecnológicas contínuas
Quando uma empresa aluga equipamentos de TI, ela pode ter acesso a atualizações tecnológicas contínuas sem custos adicionais significativos.
Os fornecedores geralmente oferecem opções para trocar os equipamentos alugados por modelos mais novos quando disponíveis, garantindo que a organização esteja sempre equipada com tecnologia de ponta. Isso ajuda a manter a competitividade da empresa e melhora a eficiência das operações.
Foco nos objetivos de negócios
Alugar equipamentos de TI permite que a empresa se concentre mais nos seus objetivos de negócios principais em vez de se preocupar com a aquisição e manutenção de hardware.
Ao terceirizar essas responsabilidades ao fornecedor, a organização pode direcionar seus recursos e tempo para áreas estratégicas, como inovação, atendimento ao cliente e expansão de mercado. Essa abordagem ajuda a maximizar a produtividade e a eficiência geral da empresa.
Melhoria da gestão de caixa
Ao optar pela locação de equipamentos de TI, a empresa pode melhorar sua gestão de caixa ao evitar grandes desembolsos de capital para aquisição de hardware.
Em vez disso, os custos de aluguel são distribuídos em pagamentos periódicos, permitindo uma melhor previsibilidade e controle sobre o fluxo de caixa.
Essa abordagem é especialmente benéfica para empresas que desejam manter suas reservas de capital para investimentos estratégicos ou para outras despesas críticas do negócio.
Além disso, a alocação mais eficiente de recursos financeiros pode ajudar a garantir a sustentabilidade financeira a longo prazo e proporcionar maior flexibilidade para responder a mudanças nas condições do mercado ou na demanda por produtos e serviços.
Conclusão
Neste artigo, explicamos que a depreciação de computadores é algo muito comum e ocorre por conta da desvalorização dos equipamentos após um longo tempo de uso.
Também apresentamos a taxa de depreciação de computadores e periféricos (20%), a fórmula fixa para calcular o valor da depreciação e alguns fatores que causam a depreciação, como desgaste conforme o uso e obsolescência devido a evolução tecnológica.
Mostramos ainda como a depreciação de computadores afeta o desempenho das empresas, pois deixa o seu parque tecnológico desatualizado e afeta diretamente o desempenho de colaboradores que dependem das máquinas para exercerem as suas funções.
Diante disso, explicamos que escolher o modelo Opex ao invés do Capex pode ser uma solução para driblar a depreciação de computadores, principalmente adotando a locação de equipamentos de TI.
Tecnologia por Assinatura que impulsionam negócios!