Conheça mais sobre a gestão de impressão, incluindo como esse processo é capaz de otimizar custos na sua empresa.
Realizar a gestão da impressão pode trazer diferentes benefícios que agregam muito valor ao seu negócio. Especialmente em termos de:
● Economia nos custos;
● Utilização inteligente dos recursos corporativos;
● Maior qualidade de entrega.
Esses são os principais pontos capazes de alavancar a competitividade de um negócio. Algumas empresas optam por não ter uma gestão de impressão e, em muitos casos, por falta de conhecimento dos benefícios que a solução traz ao negócio. Essa decisão pode prejudicar o desenvolvimento da empresa e até mesmo gerar custos mais altos ao negócio.
Pensando nisso, nós criamos um artigo com informações completas que te ajudarão a entender mais sobre gestão de impressão, confira!
O que é gerenciamento de impressão?
O gerenciamento de impressão é o ato de gerenciar o processo de impressão e as atividades que o envolvem, como o controle dos suprimentos.
Deste modo, a sua finalidade é minimizar o impacto das impressões e conscientizar o seu uso, ou seja, imprimir apenas o que for necessário.
E ao investir no gerenciamento de impressão, você permite que a sua empresa racionalize os seus gastos e ajude na preservação do meio ambiente.
No mais, ainda são obtidas outras vantagens com a gestão de impressão, como o maior controle sobre o negócio e simplificação da gestão.
Qual a importância da gestão de impressão?
Como a impressão de documentos faz parte da rotina diária de uma empresa, ele acaba se tornando uma despesa responsável por uma parte significativa dos custos corporativos.
Uma pesquisa da Gartner demonstra que empresas chegam a gastar até 3% do seu faturamento com a impressão de documentos. Outro dado relevante está no fato de que cerca de 50% dos desperdícios em uma organização decorrem do uso excessivo de papel.
Assim, a empresa já conseguirá uma economia relevante ao diminuir o uso do papel para impressão. Entretanto, ainda há custos que são economizados ao realizar a gestão de impressão, como:
● Atualização das impressoras;
● Custo de aquisição de máquinas;
● Manutenção das impressoras;
● Reposição de suas peças;
● Valor gasto nas tintas de recarga.
Benefícios da gestão de impressão para o seu negócio
A gestão de impressão apresenta benefícios como a análise de suas necessidades de impressão, redução de equipamento local, aumento de produtividade, entrega automatizada de suprimentos, incentivo à cultura da inovação e ajuda no desenvolvimento sustentável.
Na sequência entramos em mais detalhes sobre cada um desses pontos. Acompanhe!
Análise de suas necessidades de impressão
Muitos gestores desconhecem a real demanda de impressão do seu negócio e acabam imprimindo mais que o necessário ou têm receio de tomar uma decisão que prejudica o desempenho da empresa.
Com a gestão da impressão, os administradores saberão de forma mais exata quanto é preciso imprimir e terão mais conhecimento sobre o negócio.
Redução de equipamento local
Quando uma empresa tem um número muito grande de impressoras no estabelecimento, é provável que ela tenha adquirido máquinas ineficientes ou que não atenda sua demanda. Assim, o espaço de trabalho acaba se tornando muito apertado pelo excesso de equipamentos, prejudicando a experiência de quem os consome.
Entretanto, esse problema é evitado quando a empresa recebe ajuda de um outsourcing de impressão. Os profissionais do outsourcing são experientes e têm conhecimento especializado na área, assim eles saberão quais equipamentos são adequados para seu negócio e que cabem no seu orçamento.
Aumento da produtividade
Há um impactante aumento na produtividade do trabalho exercido tanto pelos colaboradores como gestores. Pelo fato das máquinas operarem de forma mais eficiente, os colaboradores gastarão menos tempo aguardando o conserto das máquinas ou suas substituições.
Além disso , um espaço mais organizado torna o ambiente de trabalho mais confortável, contribuindo para a produtividade do pessoal. Quanto aos administradores, eles também irão dispor menos tempo gerenciando os aparelhos e podem se dedicar a outras atividades, como elaboração de estratégias e negociações com parceiros ou clientes.
Entrega automatizada de suprimentos
É eliminada a necessidade de encomendar periodicamente cartuchos ou tintas para impressão, já que a empresa de outsourcing enviará os suprimentos conforme a necessidade. Esse aspecto também ajuda na diminuição do tempo de inatividade do equipamento e ociosidade dos colaboradores.
Incentivo à cultura de inovação
Contratar uma empresa de outsourcing de impressão impulsiona a mentalidade de inovação dentro da empresa. Os colaboradores perceberão os benefícios dessa estratégia no campo prático e se tornarão mais propícios a abraçar novas tecnologias.
Ajuda ao desenvolvimento sustentável
Gerenciar a impressão é considerada uma prática sustentável no TI, já que o uso do papel, energia e suprimentos é minimizado. Isso permite que a empresa se torne mais ecológica, contribua para a preservação do meio ambiente e um futuro próspero.
Prezar pelo desenvolvimento sustentável ainda se desdobra em outras vantagens, como a construção de uma melhor imagem da organização perante clientes, fornecedores, parceiros e investidores.
Dicas para a redução de custos com a gestão de impressão
Nos tópicos seguintes citamos e explicamos as melhores práticas para realizar a gestão de impressão, seja para aprimorar os procedimentos internos ou economizar.
Aproveite do outsourcing de impressão
A maioria dos custos relacionados à impressão está ligada à gestão e manutenção das impressoras. Por isso, uma boa gestão da área também está ligada à adoção do Outsourcing de Impressão, que consiste em delegar essa atividade para um terceiro especializado — como um aluguel de impressão.
Adotar essa estratégia traz muitos benefícios ao negócio, como:
● Previsibilidade: não há imprevistos que geram custos de última hora, como reposição não programada de papel e manutenção repentina das impressoras. Além disso, todos os gastos com suprimentos e serviços estão previstos no contrato firmado com a empresa de outsourcing;
● Segurança: é possível bloquear funções das impressoras e liberá-las mediante autenticação do usuário ou estabelecer que apenas determinadas pessoas tenham acesso a certos recursos de impressão;
● Controle: os gestores têm uma visão real, transparente e ampla sobre o fluxo de impressões e cópias, podendo estabelecer políticas de impressão e acessar relatórios dinâmicos;
● Economia: a empresa não precisa se preocupar com custos ligados à gestão, já que eles serão de responsabilidade da organização contratada;
● Nuvem: como são utilizados os servidores da empresa contratada, os administradores conseguem gerenciar a impressão à distância (basta ter acesso à internet). Outra vantagem relacionada é que sua empresa não tem investir em uma infraestrutura tecnológica robusta.
Eduque os colaboradores
Não basta que apenas o gestor faça um uso consciente da impressão, é fundamental que os colaboradores também utilizem as empresas somente quando necessário. Para isso, os líderes devem se reunir e implementar uma cultura de redução de despesas no negócio.
Isso pode ser feito com:
a) Um melhor controle orçamentário;
b) Uso de ferramentas mais estratégicas;
c) Criar uma cadência de comunicados internos;
d) Capacitação de funcionários, entre outras técnicas.
Uma cultura que também ajuda nesse aspecto é a voltada à inovação, pois ela torna os funcionários mais receptivos à adoção de metodologias inovadoras.
Prefira impressoras multifuncionais
Adquirir vários equipamentos ocupa um grande espaço no ambiente de trabalho e acaba gerando desorganização. Essa questão pode ser solucionada com impressoras multifuncionais, que aglomeram várias funcionalidades em um equipamento, como:
Digitalização;
Cópia;
Impressão etc.
Por essa razão também é relevante verificar se a empresa de outsourcing oferece impressoras multifuncionais.
Invista em equipamentos adequados à demanda
Nem todo equipamento conseguirá atender a demanda de impressão do seu negócio, sendo relevante adquirir a mais adequada para sua rotina.
Quando uma máquina não suporta o volume de impressão da sua empresa, ela se desgasta mais rapidamente, precisa de manutenções mais frequentes e pode gerar necessidade de substituição.
Essa questão também pode ser resolvida com o outsourcing de impressão, já que a empresa contratada disponibilizará os equipamentos ideais e suporte para satisfazer as necessidades do seu negócio.
Implemente um software de bilhetagem
Sistemas de bilhetagem permitem controlar todo o fluxo de impressão da empresa, eles informam ao gestor o número exato de impressões feitas por cada usuário, momento que elas foram realizadas e mais, permitindo que o gestor saiba onde e como economizar na área.
O software também permite limitar a quantidade de impressões por usuário, padronizar o modo de impressão, entre outras. De forma geral, um bom outsourcing de impressão concede acesso à gestão de bilhetagem.
Como implementar o gerenciamento de impressão na sua empresa?
Para implementar o gerenciamento de impressão na sua empresa, primeiro você deve considerar as vantagens de ter um outsourcing de impressão.
Isso porque ao optar pelo outsourcing de impressão você não precisa se preocupar com as configurações da sua impressora, gestão de peças, compra de suprimentos e a manutenção dela.
Afinal, neste modelo, tudo isso é feito pela empresa que estará prestando o serviço, possibilitando que seus colaboradores se dediquem ao core business do seu negócio.
No mais, para implementar o gerenciamento de impressão na sua empresa você deverá gerenciar tudo o que está sendo impresso pelas áreas do negócio, para facilitar a ordem dos processos.
Isso ajudará a garantir eficiência das impressões e economia, pois todos os computadores de colaboradores ligados à rede são organizados com base em configurações pré-estabelecidas.
Neste quesito, fornecedores de outsourcing de impressão podem ajudar você!
O terceiro passo para implementar o gerenciamento de impressão na sua empresa é procurar maneiras de controlar as impressões por um software de bilhetagem.
Com esse tipo de software, você pode acompanhar de perto tudo que acontece com seus equipamentos , permitindo que sejam feitas comparações de uso em períodos, inclusive auxiliando a descobrir se está acontecendo desperdício de material ou não.
Assim, o software de bilhetagem organiza a sua empresa e torna mais eficaz o controle de despesas de cada área do negócio.
Os benefícios se estendem até mesmo para a parte ambiental, pois como são diminuídos o uso de papel, peças e suprimentos, o seu negócio diminui o impacto sobre os recursos naturais.
E por último, mas não menos importante, a sua implementação deve contar um estratégias de segurança nas impressões.
Mesmo que o seu servidor gerencie as filas de impressão e o software de bilhetagem garanta o registro de tudo que é impresso, ainda podem ocorrer erros humanos, como documentos perdidos, deixados na bandeja ou pegos por engano por outro colaborador.
Para evitar isso, adote medidas de controle, como autenticação manual ou liberação por crachá de cada impressão em qualquer equipamento disponível na organização.
Assim, o documento só será impresso quando o colaborador responsável pela impressão estiver perto fisicamente do equipamento.
Conte com a Office Total para adotar o outsourcing de impressão em sua empresa.
Conclusão: gerenciamento de impressão
Agora você já sabe que o gerenciamento de impressão é o ato de gerenciar o processo de impressão e as atividades que o envolvem, como o controle dos suprimentos.
Além disso, conhece também os seus benefícios, que são:
- análise de suas necessidades de impressão;
- redução de equipamento local;
- aumento de produtividade;
- entrega automatizada de suprimentos;
- incentivo à cultura da inovação;
- ajuda no desenvolvimento sustentável.
Então, se você quer usufruir de todos esses benefícios e conquistar uma boa gestão de impressão, conte com os serviços da Office Total!
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