A impressão escolar é um serviço muito comum dentro de colégios e universidades. Embora pareça uma função simples de gerenciar, a alta demanda pode deixar a atividade complexa e até mesmo influenciar no orçamento do seu negócio.

O uso desnecessário de folhas para impressão e a falta de cuidados com equipamentos são dois exemplos que interferem diretamente no financeiro de uma escola ou faculdade. Caso não sejam gerenciados com cuidado, podem gerar prejuízos para a empresa.

Pensando nisso, elaboramos este artigo para te mostrar como funciona o processo de gerenciamento da impressão escolar e também as minuciosidades desse serviço, que é tão importante para o ambiente educacional.

Continue com a gente e acompanhe!

Por que investir em impressão escolar é tão importante?

A impressão escolar está presente tanto em grandes atividades como em pequenos detalhes. As provas entregues para os alunos passam pela impressora do local, assim como os documentos usados pela equipe de atendimento, cartazes, entre outros.

Inclusive, a impressão escolar se estende não só à educação básica. Esse é um serviço muito comum, principalmente nas universidades, já que os alunos precisam tirar xerox de inúmeros materiais educacionais, documentos e afins.

O investimento na impressão para a área educacional visa diminuir dores de cabeça que surgem durante o dia. A falta de folhas, impressoras e até de tintas podem simplesmente travar o dia de uma equipe que depende dessa solução.

Por isso, quando se investe na impressão escolar, você garante a manutenção de uma impressora, o gasto exato com folhas e outras situações. Resumidamente, todas as necessidades são acompanhadas para que o processo não pare em algum momento.

Gestão de impressão escolar: conheça as necessidades

Por falar em necessidades, a gestão da impressão escolar é muito mais complexa do que você possa imaginar. Embora pareçam apenas papéis e tintas, esse cuidado reflete principalmente no orçamento mensal de uma empresa educacional.

Veja o que você precisa levar em consideração na hora de fazer esse gerenciamento:

Custo elevado

Apesar da impressão ser um serviço barato, a alta demanda dentro de instituições de educação encarece a atividade. Isso exige que as empresas fiquem atentas.

Os gastos excessivos podem estar em qualquer detalhe, como a compra de tintas que são pouco usadas, folhas desperdiçadas durante o dia ou impressões feitas erradas pelo funcionário responsável.

Esses problemas parecem pouca coisa quando olhamos apenas para um dia. Mas o montante do mês chega uma hora e a empresa pode ter um grande prejuízo.

Alta demanda

Por falar em alta demanda da impressão escolar, o gestor responsável precisa ficar atento à quantidade suportada pelo local.

Muitas vezes, o número de impressoras não aguenta a demanda dos alunos e pode gerar uma grande dor de cabeça. Filas, demora para atendimento, problemas durante a impressão e muito mais. Essas são situações que ninguém quer passar.

Problemas técnicos frequentes

Por fim, a pior situação para instituições educacionais é quando começam a surgir problemas técnicos nas impressoras. A manutenção é difícil de fazer e em algumas ocasiões pode sair caro.

Quando o equipamento não é bem cuidado, por exemplo, os problemas técnicos podem ser ainda maiores. É necessário manter a manutenção em dia para que essas situações aconteçam o mínimo possível.

E mesmo assim, vale ressaltar que a manutenção dentro do prazo estipulado não garante que as máquinas ficarão em perfeito estado o ano todo.

Outsourcing na impressão escolar: vale a pena?

Para auxiliar a impressão escolar, a prática de outsourcing pode ser uma solução. Isso porque a externalização desse serviço permite que a instituição educacional foque no seu core business e deixe para uma empresa terceira cuidar das impressoras.

Apesar de existir alguns receios sobre a terceirização, podemos provar que o outsourcing é uma boa opção nesse caso:

Com o outsourcing na impressão escolar, os funcionários não precisam se preocupar em fazer a manutenção mensal/anual das impressoras;
A terceirização do serviço de impressão deixa na mão de especialistas o gerenciamento de gastos com folhas, tintas e demais acessórios necessários;
A terceirização também reduz a quantidade de tempo gasto com o uso desses maquinários, fazendo com que os funcionários de uma escola ou universidade foquem em outras atividades mais importantes.

No fim, entende-se que a impressão escolar vai muito além do que as pessoas imaginam. Dentro das instituições de educação existe uma alta demanda, que exige dedicação por parte dos funcionários e bom gerenciamento da diretoria.

Quando isso não é feito, o colégio e/ou universidade tendem a ter problemas com gastos excessivos de um item tão importante nas dependências educacionais.

Conheça as soluções da Office Total, podemos te ajudar a montar um serviço de impressão escolar cada vez mais inovador e eficiente. Consulte nossos profissionais especializados na área.

Clique aqui e conheça mais sobre a Office Total no setor da educação.