O outsourcing consiste na contratação de uma empresa que presta serviços especializados, enquanto o Business Process Outsourcing (BPO) entra em cena para garantir a excelência da terceirização.

Tal modalidade está se tornando cada vez mais popular no Brasil e outros países, oferecendo amplos benefícios à competitividade  das empresas, auxiliando-as a superar desafios de mercado, garantir sua sobrevivência e impulsionar o seu desenvolvimento.

Apesar de sua importância, muitos gestores não aproveitam  essa estratégia pela simples falta de conhecimento sobre o assunto. 

Por isso, trouxemos neste conteúdo as principais informações sobre o tema. Siga a leitura e fique por dentro de tudo sobre Outsourcing e BPO de TI! 

Afinal, o que é o outsourcing?

O termo outsourcing pode ser traduzido para “fonte externa” e consiste na contratação de uma empresa que presta serviços especializados. Em vez de empregar diretamente os colaboradores para uma área da organização, operações desse mesmo setor são delegadas para uma empresa de outsourcing.

Esses serviços não fazem parte da atividade-fim da empresa, mas ainda são funções estratégicas e cruciais para o funcionamento do negócio. Como também, o outsourcing é usado para alcançar objetivos específicos. Conheça os principais:

Otimizar os processos: há uma significativa redução na quantidade de atividades, colaboradores e ativos que a empresa precisa gerir, tornando-a mais enxuta;

• Melhorar a eficiência: o negócio conseguirá garantir alta performance de seus setores;
• Aprimorar a infraestrutura: consiste em alugar equipamentos de ponta e mantê-los sempre atualizados;
• Aumentar a flexibilidade: acordos de outsourcing são livremente estipulados entre as partes, assim eles são ajustados da forma mais vantajosa para elas;
• Maximizar a competitividade: a empresa poderá se concentrar em aprimorar suas soluções, produtos ou serviços, contribuindo para sua competitividade.

Além disso, é possível tanto delegar todas as operações de um setor como apenas firmar uma parceria que satisfaça necessidades específicas do negócio. Por exemplo, pode-se delegar todas as atividades de TI ou somente alugar computadores que a empresa precisa.

Por que optar pelo outsourcing?

Uma das principais razões para optar pelo outsourcing é o fato da modalidade permitir que você seja capaz de rivalizar com organizações internacionais.

Isso porque, devido a globalização, organizações multinacionais passaram a prestar serviços ou até mesmo vender seus produtos no Brasil, tornando a competitividade mais acirrada.

Assim, o outsourcing permite que você aumente suas chances de sobrevivência nesse cenário e também nos momentos de crise econômica, como a que enfrentamos em 2014 e a mais atual, de 2020, gerada  pela pandemia.

Há também o fato de que seus colaboradores conseguem  dedicar mais tempo nas atividades core do negócio após a adoção do outsourcing em TI, gastando menos tempo em atividades secundárias.

Além disso, o outsourcing pode te assegurar conquistas como:

• otimizar custos: não há relação de emprego com os profissionais do outsourcing, gerando economias com encargos trabalhistas e previdenciários, treinamentos, processos seletivos etc.;
• segurança: há menos riscos de arcar com passivos trabalhistas e responder processos judiciais de ex-colaboradores;
• foco: pode-se concentrar melhor nos desafios, objetivos e metas do negócio;
• performance: profissionais do outsourcing são altamente especializados em suas áreas, garantindo que o setor seja eficiente, produtivo e agregue valor à empresa;
• colaboração: ao se tornar enxuta, as equipes podem atuar de forma mais integrada, colaborativa e harmônica;
• aprendizados: práticas de gestão feitas pelo outsourcing inspiram transformações positivas na empresa contratante. Elas podem contribuir para melhor adoção de uma cultura de inovação pelos colaboradores, por exemplo.

Empresas que ainda não desfrutam deste serviço poderão ter sua competitividade reduzida a longo prazo, já que mais organizações estão optando pelo outsourcing e, com o passar do tempo, farão uso dos benefícios listados.

Áreas que o outsourcing pode ser aplicado

Pelo fato das áreas de outsourcing serem estratégicas, o gestor do negócio precisa entender como funciona a externalização dos serviços no campo prático, quais são os benefícios causados pelo negócio e os cuidados que devem ser tomados.

Logística

Logística é uma área que exige controle amplo e preciso, já que os gestores devem administrar o transporte de bens, cadeia de suprimentos, prevenção de perdas, recebimento de fornecedores, estoque, armazenagem e embalagem, entre outros aspectos.

O outsourcing permite que esses aspectos sejam delegados a outra empresa. A organização contratada também poderá aplicar técnicas para aumentar a eficiência da área, minimizar perdas, ocorrência de extravios e furtos, entre outras melhorias.

RH

Encontrar, contratar, reter e gerir os colaboradores da empresa é excepcionalmente relevante para o desenvolvimento do negócio, já que são eles que realizaram as atividades do negócio no campo prático.

Para isso, é preciso de conhecimento aprofundado e experiência na área de Recursos Humanos (RH), sendo importante ter o apoio de uma empresa de outsourcing especializada.

Contabilidade

Foi-se o tempo em que a contabilidade tinha a função de calcular e recolher os tributos do negócio. Graças à tecnologia, muitas atividades burocráticas foram automatizadas e os contadores podem se dedicar às que agregam mais valor ao negócio. Entre as principais operações desempenhadas pelo outsourcing contábil estão:

• Cumprimento das obrigações principais (recolhimento dos tributos);
• Entrega de obrigações acessórias (emissão e envio de declarações e guias);
• Precificação dos produtos ou serviços;
• Elaboração de planejamento tributário;
• Realização da folha de pagamento;
• Gestão de contas a pagar e receber;
• Elaboração de relatórios gerenciais, entre outros.

Marketing

Marketing é uma área que demanda conhecimento especializado e contínua atualização pelos profissionais, pois há frequentes mudanças no comportamento dos clientes, novas formas de produzir conteúdo, alterações no funcionamento de redes sociais, entre outros aspectos.

Isso pode acabar tornando a área muito complexa e elevar significativamente os custos do negócio, mas essa questão também pode ser resolvida com a contratação de uma empresa de outsourcing especializada.

Nem todas as empresas de outsourcing são capazes de todos os benefícios dessa estratégia, tornando crucial estudá-las antes de firmá-las. É preciso que a empresa de outsourcing preste serviços ou forneça equipamentos de alta qualidade, bem como preze por uma relação saudável, confiável e transparente.

Alternativas para o outsoucing nas empresas

Para que as empresas pudessem se empenhar com mais foco nas atividades core de seus negócios, elas começaram a optar pelo Business Process Outsourcing (BPO), ou simplesmente Terceirização de Processos de Negócio.

Com essa estratégia implantada em certos departamentos, principalmente na TI, iniciou-se uma onda de terceirização de processos e serviços e, como consequência, surgiram diversas empresas especializadas para atender a essa demanda.

Não é à toa que o mercado de outsourcing em TI já chegou a movimentar US$ 3,5 milhões em contratos em um só ano. 

Entretanto, além do BPO, há também outra estratégia muito forte para as empresas, o Business Transformation Outsourcing (BTO), ou Terceirização de Transformação de Negócios, em tradução.

Com ele, o crescimento econômico e a vantagem competitiva de uma área também ficam a cargo de uma empresa terceirizada.

O que muda de uma para outra? Abaixo nós explicaremos mais detalhes sobre cada modalidade. Confira!

BPO (Business Process Outsourcing)

Como adiantamos um pouco acima, o BPO é quando uma empresa opta por terceirizar os seus processos internos que não são o foco principal do negócio.

Desta forma, esses procedimentos secundários para o funcionamento da empresa ficam a cargo de um especialista nesse assunto.

Por exemplo, uma agência de comunicação não precisa administrar sua área de TI, uma empresa de estética não precisa administrar seu jurídico e por aí vai.

Ou seja, na prática, as empresas mantêm o seu foco no que realmente são especializadas e em suas atividades principais.

O resultado é o volume de serviço nesses departamentos diminuído e o aumento da qualidade nos serviços core do negócio.

Isso se torna uma das grandes vantagens do BPO: permitir que as empresas foquem no que elas oferecem de melhor e aprimorar os seus serviços, colocando toda energia somente neles.

BTO (Business Transformation Outsourcing)

Embora o BTO também seja uma maneira de terceirizar procedimentos secundários de uma empresa, a sua atuação é mais aprofundada e vai além.

Por exemplo, ao ter em suas mãos o departamento de TI de uma empresa jurídica, o BTO irá verificar todos os problemas nessa terceirização.

Após a análise, essa modalidade começa a remodelar e automatizar o setor, com a finalidade de transformar todo o processo do negócio de uma organização.

Seu objetivo é levar eficiência operacional incluindo serviços, modificando processos, fazendo transições e oferecendo as melhores soluções para o negócio como um todo.

Para que tudo aconteça na prática, o BTO aplica estratégias de análise de dados, tecnologias de ponta, consultorias, workflow e analytics.

O resultado é uma empresa padronizada, com processos otimizados e racionalizados fluindo e os esforços sendo feitos apenas no foco do negócio.

E como funciona outsourcing de TI?

Hoje em dia, dificilmente uma empresa não tem os seus negócios atrelados à tecnologia de alguma maneira.

Pouco a pouco empresas de pequeno, médio e grande porte se viram beneficiadas pela tecnologia e todos os serviços de TI.

Novos sistemas melhoraram processos, simplificaram atividades, permitiram mensurar produtividade, tornaram o repasse de informações mais eficaz e garantiram a transparência de organizações. 

Muito disso já chegou em nossas mãos mastigado, mas quando falamos em nos aprofundar dos processos tecnológicos, é preciso um time de especialistas.

Com isso, surge o outsourcing de TI, permitindo que os trabalhos em tecnologia sigam mantendo a qualidade sem que as empresas (novamente, de qualquer porte) tenham um time de TI dentro delas.

Na prática, o outsourcing de TI, assim que contratado, analisa as áreas de um negócio que contam com a tecnologia da informação e avalia o que precisa ser trabalhado.

Após a análise, começam as mudanças na infraestrutura, com a instalação de hardwares, softwares, manutenção de sistemas e máquinas, monitoramento e suporte.

Com tudo feito, a empresa responsável pelo outsourcing de TI fica à disposição com técnicos, programadores e o time de suporte.

Benefícios da terceirização da tecnologia da informação

Depois de te deixar por dentro das alternativas para o outsourcing nas empresas, envolvendo o BPO e BTO e detalhar como funciona o outsourcing de TI, vamos explicar os benefícios desse investimento. Confira! 

Diminuição de custos

A tecnologia exige investimentos com profissionais especializados, estrutura e diversos recursos para que tudo se mantenha atualizado.

Quando se opta pela terceirização, tudo isso fica a cargo da empresa de TI, permitindo que haja uma economia para o seu negócio.

Garantia de segurança da informação

Quando você contrata uma empresa que é confiável e tem credibilidade no mercado, ao repassar os dados de sua empresa, eles estarão muito mais seguros.

Isso porque empresas que trabalham com a terceirização de TI entendem a importância do seu papel em fazer uma gestão com cautela, prontamente trabalhando em medidas de segurança que não permitam que invasões à rede aconteçam.

Serviço de TI de qualidade

Ao ter especialistas em TI trabalhando a todo vapor por esse setor, o resultado é um serviço de qualidade.

A dedicação desses profissionais, somado ao conhecimento que eles têm, irá refletir diretamente na entrega dos melhores serviços ao seu negócio.

Quais serviços de TI podem ser terceirizados?

O Help Desk, Service Desk e Field Service são três serviços de TI que podem ser terceirizados. Abaixo, entenda mais sobre eles e a terceirização de cada um.

1. Help Desk

O Help Desk é o serviço de TI que se propõe a dar suporte e resolver os problemas técnicos de uma organização.

Ao passar essa função para uma empresa especializada, é ela quem ficará encarregada de auxiliar os colaboradores internos da organização.

Então, caso um notebook, computador, impressora ou software apresente um mau funcionamento, é a empresa terceirizada que entra em cena para resolver.

Ao destinar essa tarefa para uma equipe interna de TI, eles perdem o foco de suas atividades centrais e esforçam os seus trabalhos em pontos que não são o core do negócio.

2. Service Desk

O Service Desk é o time que atende demandas específicas de TI por meio de uma central de atendimento.

Nele, os colaboradores entram em contato para relatar seus problemas e junto com o especialista, buscar solucioná-lo.

Esse serviço, além de prático, analisa quais são as chamadas mais frequentes feitas pelos colaboradores e identifica quais as principais dores e pontos de melhoria.

E sabendo quais são os principais problemas, fica mais fácil para o time de TI os resolver de maneira geral e garantir a produtividade como um todo da empresa.

3. Field Service

A empresa de TI que irá disponibilizar uma equipe de field service irá te garantir a presença de técnicos qualificados para atender as demandas.

Essa é a modalidade em que o técnico vai até o local do equipamento que apresenta falhas para que a demanda seja resolvida.

Esses técnicos costumam ter conhecimento mais aprofundado e trabalham com situações de urgência.

Se a sua empresa é uma franquia, por exemplo, a terceirização do field service é ideal para o seu negócio, pois os técnicos terceirizados irão atender com mais facilidade todos os seus espaços físicos.

Tipos de outsourcing: entenda as características

Existem três tipos de outsourcing e o gestor precisa conhecer suas características e dissemelhanças para garantir que seja escolhido o mais adequado ao negócio.

Onshore

Aqui o provedor de serviços está localizado no mesmo país em que a empresa contratante. Esse tipo facilita a negociação, o pagamento e a prestação do serviço, já que ambos os negócios utilizam a mesma língua, estão geograficamente mais próximos, têm culturas similares e funcionam sob o mesmo fuso horário — o que facilita reuniões online, por exemplo.

Offshore

Nesse caso, busca-se um provedor de serviços em outros países. É relevante considerar dificuldades como diferenças monetárias, de idioma, cultura, fuso horário, entre outras, antes de contratar o outsourcing.

É possível que a empresa não encontre um parceiro que satisfaça suas necessidades no Brasil e seja preciso firmar parcerias no exterior. Isso acontece, por exemplo, quando a contratante deseja aproveitar de uma determinada tecnologia que ainda não é oferecida por uma empresa brasileira.

Nearshore

Nearshore é uma variação do offshore, firma-se uma parceria com um outsourcing de outro país, mas que esteja localizado em uma nação próxima à do Brasil geograficamente. Isso minimiza desafios culturais ou de fuso horário e facilita viagens corporativas para reuniões.

Busque fornecedores “One Stop Shop”, com soluções completas!

É comum que empresas trabalhem com diversos fornecedores, mas um parceiro one stop shop pode ser mais vantajoso.

Isso porque nessa modalidade o alinhamento de estratégias e acompanhamento de resultados é feito com apenas um fornecedor.

Assim, em apenas um pacote, você tem uma série de soluções e não precisa as repartir entre vários parceiros.

Com um fornecedor one stop shop você tem diferentes necessidades da sua empresa sendo atendidas de uma só vez, melhorando a gestão e até mesmo o ROI do negócio.

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Seja para sua casa ou para o seu escritório, a Office Total tem infraestrutura e tecnologia por assinatura completa e adequada para suas necessidades.

Para que toda a sua operação seja mais produtiva e eficaz, você pode contar com nossa locação de notebooks, tablets e chromebooks mais modernos e inovadores.

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Ao aderir a digitalização, seus documentos se tornam digitais e inteligentes e você não precisará mais passar tempo procurando por documentos físicos do negócio.

O resultado é mais espaço físico livre, segurança dos documentos, os mantendo em um local seguro e restringindo seus acessos e a preservação dos mesmos, uma vez que papéis podem perder a qualidade e se tornarem ilegíveis.

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