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Os avanços tecnológicos fazem as áreas de TI das empresas estarem em constante mudança para acompanhar o ritmo das transformações, seja com novos softwares, hardwares, novas redes ou sistemas. E isso é o que chamamos de rollout.

Ainda não está claro para você? Calma que a gente explica melhor!

O rollout significa introduzir uma nova tecnologia em empresas e fazer mudanças na infraestrutura computacional, com a finalidade de tornar uma organização mais moderna e atenta às novidades de mercado, além de otimizar funções por meio dessas novidades.

E para te ajudar a entender como fazer isso na prática, nós preparamos esse artigo completo. Vem com a gente!

O que é rollout em TI?

O rollout é um processo de troca de tecnologias que consiste em introduzir novos softwares, hardwares, redes ou sistemas em uma infraestrutura de TI.

Muitas vezes as áreas de TI  fazem a migração de uma tecnologia, substituindo um processo ou sistema que já se tornou obsoleto e implementando algo mais moderno e que suprirá melhor as expectativas e tornará alguma função ou tarefa mais otimizada e simples.

Justamente por isso esse processo é reconhecido por ser feito quando as empresas precisam crescer a nível de produtividade e eficiência do trabalho de seus colaboradores.

Isso porque as novas tecnologias são aliadas do aumento de produtividade e eficiência no atual mundo em que vivemos, auxiliando nossas rotinas de trabalho e as tornando mais fáceis através de máquinas ou softwares.

Nesse sentido, alguns exemplos de rollout que podemos trazer são:

• compra de novas máquinas;
• implementação de novos sistemas;
• adoção de novas ferramentas tecnológicas;
• mudanças de sistemas operacionais dos computadores;
• compra de um novo software;

Deste modo, o rollout deve ser visto como um avanço para as empresas, pois ajudará a alcançar os objetivos de uma forma mais prática, melhorando a rotina de trabalho de todos.

Mas é claro que para isso é preciso todo um estudo e planejamento para que os novos processos sejam vantajosos e abraçados por todos os colaboradores envolvidos na mudança, pois nem sempre todos veem transformações com bons olhos.

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Como funciona um projeto de Rollout?

O processo de rollout funciona por meio de etapas, sendo elas:

• fazer uma análise completa dos processos que já estão presentes no sistema da empresa;
• personalizar e adaptar os procedimentos;
• promover processos que já foram comprovados;
• diminuir os custos de TI com os novos processos;
• se manter em conformidade regulatória e fiscal;
• cumprir todos os requisitos de qualidade.

Quais os desafios ao realizar o projeto de rollout?

A adoção de qualquer nova tecnologia em uma empresa acompanha alguns desafios, principalmente porque nem todos reagem bem às mudanças. 

E tudo bem, afinal, estamos falando de um novo cenário que surge diante da rotina de trabalho de vários profissionais.

E pensando em ajudar você até mesmo com essa parte, separamos os principais desafios ao realizar um projeto de rollout. 

Confira:

• acertar o melhor momento para fazer a adoção de uma nova tecnologia e a transição de novas ferramentas;
• conseguir fazer essa transição de forma suave e não agressiva;
• conseguir implementar as novas tecnologias em estruturas que já existam e que já são boas soluções;
• manter o equilíbrio nas ações de mudanças;
• evitar possíveis resistências às alterações em processos antigos e ter a capacidade de definir novos fluxos de trabalho de forma eficiente;
• fazer o treinamento dos times envolvidos no rollout e observar a reorganização dos colaboradores de acordo com as demandas novas que surgirão.

Como fazer um Rollout de TI?

Para fazer um rollout de TI é preciso planejamento, conversar com os envolvidos, requisitos, fazer a implementação e analisar a pós-migração.

Na sequência, entramos em mais detalhes sobre cada um desses pontos. Confira!

Planejamento

A fase de planejamento, como o seu próprio nome já propõe, se trata de idealizar o projeto de rollout, considerando sempre quais as melhores mudanças e novidades para cada setor da empresa.

Afinal, tudo deve ser pensado levando em conta que os setores e departamentos precisam ser aperfeiçoados e que os colaboradores presentes neles precisam se adaptar facilmente às mudanças, para assim alcançarem as suas metas de forma mais otimizada e simplificada.

Converse com os principais colaboradores envolvidos

Uma das principais etapas de como fazer rollout de TI é reunir os principais colaboradores dos setores que estão envolvidos com a novidade e apresentar a eles o motivo e os benefícios dessa implementação.

Nesse processo de conversar com os principais colaboradores envolvidos no rollout,  escute o que eles têm a dizer sobre essas mudanças, solicite o feedback deles e a opinião de maneira que juntos vocês consigam trabalhar para implementar o rollout  da melhor maneira.
Nesse bate-papo é possível que você encontre uma grande resistência dos profissionais durante o começo, afinal, nem sempre as mudanças são bem recebidas no ambiente de trabalho, principalmente em empresas que não fazem mudanças com frequência.

Se você se deparar com certa resistência na conversa com seus colaboradores, escute os argumentos que eles têm a apresentar  e considere todos eles.
É possível que você encontre uma visão que ainda não observou, mas é fundamental que você esteja preparado com contra-argumentos para dialogar com os colaboradores que não levantam boas razões contra a implementação.
Tenha em mente que se você conseguir apresentar os benefícios do rollout para esse grupo resistente, eles serão grandes aliados na hora de disseminar essa ideia para os demais colegas de trabalho.

Requisitos

A análise de requisitos faz parte da etapa de planejamento e consiste em analisar toda a infraestrutura de TI atual e a avaliar todos os postos que irão passar por mudanças com o rollout.

Implementação

A implementação é a hora da ação!

Aqui, tudo o que foi planejado e os requisitos que foram considerados entram em prática, com profissionais especialistas de TI colocando a mão na massa para que as novas tecnologias funcionem da melhor maneira para todos da empresa. 

Pós-migração

O processo de mudanças não acaba com a chegada e instalação de uma nova tecnologia, pois após todas as novidades serem introduzidas, é preciso ficar de olho no período de pós-migração.

Ou seja, os especialistas e profissionais de TI precisam garantir que as novidades estão funcionando bem, sem erros e adequando-se facilmente à rotina de trabalho dos colaboradores que passaram por essa mudança.

Justamente por conta dessa etapa é fundamental ter uma ótima equipe de suporte para te atender caso algum imprevisto aconteça com a nova tecnologia instalada,  pois assim você tem com quem contar para corrigir erros e fazer com que a mudança seja bem sucedida até mesmo em casos de possíveis falhas.

Quais as vantagens em fazer um rollout em TI?

As vantagens em fazer um rollout em TI vão desde melhorias na eficiência e  diminuição de custos até aumentos na produção e mais vantagens competitivas.

Abaixo, entenda como cada ponto acontece na prática.

Melhora a eficiência

Geralmente as novas tecnologias otimizam processos e atividades, levando a eficiência para rotina de trabalho de muitos colaboradores.

Aumenta a produção

De mãos dadas com as melhorias na eficiência, está o aumento de produção.

Isso porque as novas tecnologias costumam facilitar atividades e permitir que os colaboradores deem o seu melhor de forma mais prática.

Diminui custos da empresa

Muitas vezes manter a empresa com uma tecnologia antiga significa gastar mais,  principalmente com reparos, além do fato de que elas podem estar atrasando as atividades de colaboradores que dependem delas, logo, gastando tempo de trabalho. 

Nesse cenário, as transformações na infraestrutura de TI conseguem melhorar os custos da empresa, resultando na diminuição de gastos, mesmo que seja necessário arcar com altos valores da implementação de uma nova tecnologia.

Traz mais vantagens competitivas

Ao adotar novas tecnologias,  você leva mais inovação para sua empresa e fica um passo à frente das novas práticas de mercado.

E isso envolve estar acima de seus concorrentes, pois conforme você insere novidades tecnológicas em seu ambiente de trabalho, muitas vezes eles se mantêm com uma infraestrutura menos vantajosa e mais atrasada. 

Como alcançar melhores resultados com o Rollout de TI?

Para alcançar os melhores resultados com o rollout de TI, você deve identificar novas tecnologias, traçar objetivos, fazer mineração do mercado, evitar modismos, investir em peopleware, preparar a sua equipe e acompanhar os resultados. 

Abaixo, entenda melhor cada ponto.

Identifique novas tecnologias

Como cada empresa tem um nicho específico de mercado e um objetivo próprio,  nem todas as tecnologias fazem sentido para todas as organizações.

Portanto, é preciso que você faça uma ampla pesquisa de quais são as novas tecnologias que estão de acordo com os princípios, metas e visão da sua organização.

Trace os objetivos que você busca atingir

Para fazer mudanças na infraestrutura de TI,  é preciso,  antes  de tudo, ter um objetivo com essa modificação.

A sua empresa quer reduzir custos? Automatizar processos? Expandir determinado setor? Diminuir determinado setor? Investir em um novo ramo do mercado? 

Considere quais são os passos que a sua organização quer seguir, para alinhá-los com o rollout.

Realize a mineração do mercado

Um benchmark ajudará a entender o que os seus concorrentes estão fazendo de atual em termos de tecnologia e o que tem funcionado melhor.

Então, considere fazer uma mineração do mercado para saber em qual tecnologia é mais vantajoso investir.

Evite modismos

Existem diversas opções de novas tecnologias e a cada momento você irá se deparar com tendências.

Entretanto, é preciso um filtro e muito estudo para saber o que é melhor para a sua organização, portanto, nada de investir em algo só porque está em alta. 

Invista em peopleware

O investimento em peopleware diz respeito às pessoas que irão lidar diretamente ou indiretamente com as novas implementações tecnológicas.

Isso significa que você deve investir também na integração dessas pessoas a essa mudança e capacitá-las para se adaptarem da melhor forma possível à nova solução.

Prepare a sua equipe para o rollout

Mesmo que o rollout  ainda seja só uma ideia, é preciso preparar e envolver a sua equipe nesse processo, principalmente o time de TI.

Isso porque vocês serão a linha de frente dessa mudança e todos devem estar de acordo com ela, para que seja defendida e introduzida da melhor maneira para os outros colaboradores da empresa. 

Aqui, é hora de explicar que o rollout é sinônimo de evolução do negócio, mas para funcionar bem, é preciso que todos estejam envolvidos e dispostos a aceitar mudanças nos processos. 

Acompanhe os resultados e, se for necessário, faça ajustes

Após tudo ser implementado, acompanhe o andamento das mudanças e se elas estão alinhadas com os objetivos que foram traçados na etapa de planejamento.

Caso você encontre falhas ou gargalos no processo, não tenha medo de fazer ajustes.

Tenha em mente que a mudança mais drástica já passou, portanto, pequenos ajustes não serão tão impactantes quanto a transformação inicial. 

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Como a Office Total pode ajudar no rollout em TI?

Até aqui trouxemos diversas etapas para você ter sucesso no seu processo de rollout, apontando possíveis desafios e um passo a passo de como fazer tudo isso na prática de forma cuidadosa e eficaz.

E para que sua empresa tenha ainda mais sucesso durante o processo de transição de qualquer tecnologia, você deve contar com um parceiro que seja capaz de analisar e entender o que a sua organização precisa de fato, para conseguir melhorias fundamentais no decorrer de suas mudanças.

E a Office Total pode te ajudar!

O nosso papel no processo de rollout é ser um provedor especializado em novas tecnologias e inteligências para sua empresa alcançar os melhores resultados e performance no mercado.

Os nossos serviços são capazes de te ajudar em todo planejamento e projeto de integração para novas tecnologias, além de indicarmos quais os melhores hardwares, softwares e ferramentas para sua implementação, tornando o processo muito mais rápido e eficaz para sua equipe!

Simplifique sua infraestrutura de TI com os serviços da Office Total.

Conclusão

Com esse artigo,  a nossa missão era  explicar a você que o rollout se trata de uma troca de tecnologias, consistindo em introduzir novos softwares, hardwares, redes ou sistemas em uma infraestrutura de TI.

E para justificar esse processo, trouxemos algumas vantagens de adotá-lo, como:

• melhoras na eficiência;
• aumento da produção;
• diminuição de custos da empresa;
• vantagens competitivas.

Para fazê-lo na prática, explicamos que existem algumas etapas que devem ser seguidas, sendo elas:

• planejamento;
• requisitos;
• implementação;
• pós-migração.

Por fim, demos a você uma mãozinha de como alcançar os melhores resultados com o rollout, trazendo algumas atitudes que ajudam nesse processo, como:

• identificar novas tecnologias vantajosas para o negócio;
• traçar os objetivos que você procura atingir;
• fazer uma mineração do mercado;
• fugir de modismos;
• investir em peopleware;
• preparar a sua equipe;
• acompanhar resultados após as implementações.

Equipe Office Total

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