Quando colaboradores praticam alguma ação ou aderem a alguma solução de TI sem o conhecimento do departamento, nós chamamos de shadow IT.
Dentro de empresas de qualquer segmento, a área de TI precisa impor determinadas regras de acessos, para que tudo funcione em conformidade.
E quando acontece o shadow IT, é preciso que o setor de TI tenha conhecimento dessas atividades, para garantir a segurança da empresa e checar se essa atividade em questão pode ou não fazer parte do dia a dia da empresa.
Está em dúvida sobre como isso acontece na prática? Então siga a leitura do nosso artigo e entenda melhor o que é shadow IT, quais os seus riscos e como lidar com essa situação dentro de seu negócio!
O que é Shadow IT? Entenda o conceito
Para ficar mais simples a compreensão do que é shadow it, vamos primeiro traduzi-lo. Shadow it ficou conhecido no brasil pelo termo de “TI invisível”.
Essa aplicação da tradução faz sentido uma vez que o shadow it é uma expressão dada para as condutas não oficiais, desconhecidas e não autorizadas pela gestão de TI de uma organização.
Ou seja, basicamente é quando um colaborador ou até mesmo um setor inteiro adere a um software ou dispositivo sem a autorização e monitoramento da equipe de TI.
E embora essa não seja uma prática correta, é normal que ela não seja feita com más intenções, mas sim com a finalidade de melhorar algum processo interno.
Sendo assim, geralmente o shadow it é um meio que um colaborador encontrou enquanto buscava uma solução rápida e prática para fazer sua função mais ágil.
O ponto negativo é que, no caminho dessa busca e adesão de um novo software ou dispositivo, esse colaborador pulou a parte em que é necessário entrar em contato com o setor de TI para garantir se essa é a ferramenta ideal.
Esse movimento de “pular o contato com a TI” também não precisa necessariamente ser visto com maus olhos, uma vez que o colaborador pode, por exemplo, não querer incomodar o time e achar que está tudo bem fazer apenas uma instalação.
Mas infelizmente essas práticas abrem espaço para a segurança tecnológica da empresa ficar em risco, a deixando mais vulnerável virtualmente falando.
Isso porque essas instalações inofensivas podem gerar ataques cibernéticos, vazamento de dados e falhas de hardwares.
Então, podemos concluir que o shadow IT é uma prática muito comum nas empresas, muitas vezes inofensivas por parte de quem a faz, mas arriscada quando o assunto é segurança da informação, por isso ela precisa ser controlada.
Exemplos de práticas de shadow IT
No contexto das práticas de Shadow IT, é fundamental entender os cenários em que essa ocorrência pode se manifestar.
Abaixo, vamos ver alguns exemplos de práticas de Shadow IT que podem surgir nas empresas. Confira:
Aplicativos de produtividade
Colaboradores muitas vezes buscam aumentar sua eficiência e produtividade, e para isso, podem recorrer a aplicativos não autorizados pela equipe de TI.
Esses aplicativos podem incluir ferramentas de gerenciamento de tarefas, edição de documentos ou planilhas, e outras soluções que tornam o trabalho mais ágil.
Apesar do objetivo ser louvável, a falta de supervisão da equipe de TI pode expor a empresa a riscos de segurança e conformidade.
Aplicativos de armazenamento em nuvem
O armazenamento em nuvem é uma prática comum, mas quando os colaboradores utilizam serviços de armazenamento em nuvem não autorizados pela equipe de TI, isso se torna uma forma de Shadow IT.
Esses aplicativos de armazenamento em nuvem podem conter informações confidenciais da empresa, aumentando o risco de vazamento de dados.
A ausência de controle por parte da TI pode tornar a empresa vulnerável a violações de segurança.
Aplicativos de comunicação e sistema de mensagens
A comunicação eficiente é essencial para as operações comerciais, e os colaboradores muitas vezes recorrem a aplicativos de mensagens e comunicação não aprovados pela equipe de TI para facilitar a comunicação interna e externa.
No entanto, o uso dessas ferramentas sem a supervisão da TI pode resultar em vazamento de informações sensíveis, além de dificultar a capacidade da TI de monitorar e proteger as comunicações da empresa.
É importante destacar que essas práticas de Shadow IT, embora possam ter boas intenções por parte dos colaboradores, podem ter sérias implicações em termos de segurança, conformidade e controle organizacional.
Portanto, é crucial para as empresas implementar medidas para gerenciar e reduzir o impacto do Shadow IT em suas operações.
Implicações e riscos do Shadow IT para organizações
Conseguiu entender melhor o que é shadow IT e os seus exemplos? Então agora é hora de ficar por dentro de algumas implicações e riscos que essa prática leva às organizações.
Vazamento de dados
Ao utilizar softwares não autorizados pela TI, por exemplo, os riscos de vazamento de dados de uma empresa aumentam.
E vale lembrar que essa é uma realidade terrível das empresas brasileiras, visto que apenas em 2021 foram mais de 227 milhões de dados de brasileiros expostos, deixando o nosso país no topo do ranking de vazamento de informação e de invasões em todo o mundo.
E esses vazamentos ocorrem justamente pela vulnerabilidade dos dispositivos tecnológicos, algo que é um reflexo da prática de shadow IT.
Não conformidade
Empresas que estão sujeitas a regulamentos de conformidade rigorosos correm muito risco com colaboradores que colocam em prática o shadow IT.
Vamos supor que os colaboradores de um hospital começaram a armazenar dados confidenciais de pacientes em soluções de armazenamento de nuvem e sem a autorização do time de TI.
Essa atitude pode fazer com que o hospital seja obrigado a auditar, identificar e divulgar o escopo e o impacto de cada incidente que possa vir a acontecer ou que efetivamente aconteceu.
Isso, além de expor informações sensíveis à privacidade a ataques cibernéticos, faz com que o hospital também possa enfrentar processos judiciais ou multas devido a não conformidade, prejudicando assim a reputação e os negócios da organização.
Reduz a visibilidade e controle
Quando as informações e dados de uma empresa são migrados para um dispositivo que não é autorizado pelo time de TI, isso significa que eles perderam a visibilidade e controle destes elementos.
Isso porque ao não saberem dessa migração, eles não são capazes de ficar em conformidade regulatória e de segurança.
Além do mais, o setor de TI fica incapacidado de evitar vazamento de dados e executar medidas de recuperação de desastres que envolvem esses dados e informações migradas.
Aumento da superfície de ataque
O shadow IT aumenta as superfícies de ataque organizacional.
Afinal, nesta situação nós temos os repositórios de dados não gerenciados, que ficam fora dos limites de segurança estabelecidos.
Assim, o shadow IT não é coberto por nenhum sistema de teste de penetração, detecção de intrusão, informações de segurança e gerenciamento de eventos.
Como identificar e resolver o Shadow IT?
Identificar e resolver o Shadow IT é uma tarefa essencial para manter a segurança e a conformidade das operações de uma empresa.
Veja a seguir algumas estratégias eficazes para abordar esse desafio:
1. Monitoramento proativo
Implemente ferramentas de monitoramento de rede e sistemas para identificar atividades não autorizadas.
Esteja atento a comportamentos suspeitos, como o uso de aplicativos não aprovados e dispositivos não gerenciados.
O monitoramento constante permite a detecção precoce do Shadow IT.
2. Educação e conscientização
Promova a educação e conscientização dos colaboradores sobre os riscos associados ao Shadow IT.
Explique por que é importante seguir as políticas de TI da empresa e as consequências potenciais do uso de soluções não autorizadas.
Lembre-se também de colaborar com a equipe para garantir que todos estejam cientes dos protocolos de segurança.
3. Políticas de segurança
Desenvolva e implemente políticas de segurança de TI claras e abrangentes. Essas políticas devem definir regras e procedimentos para o acesso e o uso de ativos de TI da empresa.
Ao estabelecer diretrizes sólidas, você fornece orientação aos colaboradores e reduz a probabilidade de práticas de Shadow IT.
4. Avaliação de riscos
Realize avaliações regulares de riscos para identificar áreas de vulnerabilidade relacionadas ao Shadow IT.
Você deve revisar a segurança de dados, identificar possíveis pontos de vazamento e avaliar a conformidade com regulamentos.
5. Implementação de tecnologias de descoberta de ativos
Utilize tecnologias de descoberta de ativos para rastrear dispositivos e aplicativos em uso na empresa, pois essa prática ajuda a identificar a presença de Shadow IT e fornecer insights para sua gestão.
6. Políticas de aprovação de software
Estabeleça um processo de aprovação de software que exija a revisão e autorização da equipe de TI antes da implementação de novas soluções.
Essa prática garante que todos os aplicativos sejam avaliados quanto à segurança e conformidade antes de serem utilizados na empresa.
7. Avaliação contínua
Por fim, realize avaliações contínuas das práticas de Shadow IT e suas implicações. A evolução do cenário de tecnologia pode levar a novos desafios, e é importante manter-se atualizado e adaptar as estratégias de gerenciamento de acordo com as mudanças.
Práticas para gerenciar riscos e reduzir o Shadow IT
Como você viu, o shadow it pode causar diversos riscos para a sua organização.
Mas nós separamos aqui algumas sugestões para driblá-lo em seu espaço de trabalho. Confira!
Defina políticas de segurança
Quando você define uma política de segurança de TI, você fornece em um documento quais são as regras e os procedimentos que os colaboradores devem seguir.
Essas regras estão voltadas ao acesso e uso de todos os ativos e recursos de TI de uma empresa.
Desta forma, o objetivo dessa política é conscientizar os colaboradores sobre as ameaças à segurança e os manter por dentro das estratégias e diretrizes que mitigam a vulnerabilidade de segurança de TI.
Ou seja, elas servem como uma orientação a todos sobre o que pode ser feito e o que não pode.
Promova treinamentos de segurança
Em treinamentos de segurança, você repassa informações fundamentais sobre os riscos do shadow it e como todos podem colaborar para cumprir os requisitos de segurança tecnológica.
Aqui, você também pode reforçar as políticas de segurança e a importância de seguir os protocolos de governança.
Assim, todos ficam na mesma página quando o assunto é entender os riscos associados à TI e as atitudes que os evitam.
Adopte tecnologías para discovery de ativos
As tecnologias para discovery de ativos são capazes de monitorar redes fora do comum, compras inesperadas, migrações de dados e cargas de trabalho, padrões de uso de TI e outros indicadores de práticas de shadow it.
Então, com a adoção dessa tecnologia, é possível descobrir previamente uma prática de shadow it e reduzir os seus riscos mais rápido.
Como o modelo de Hardware as a Service (HaaS) pode ajudar?
O modelo de Hardware as a Service (HaaS) se trata de uma modalidade em que você pode alugar computadores e outros equipamentos tecnológicos ao invés de comprá-los.
Isso inclui várias vantagens que podem diminuir os riscos de shadow it, como o mapeamento de ativos, que aumenta o nível de segurança de usuários, máquinas e softwares usados na organização.
Há também a chance de ter visibilidade constante e em tempo real das tecnologias disponibilizadas e realizar alterações nos componentes.
Infraestrutura segura para home office com a Office Total
Como você viu até agora, o shadow it é uma prática que costuma ter boas intenções por trás, mas que é muito prejudicial ao seu negócio.
E uma das formas de evitá-lo é tendo uma infraestrutura segura, principalmente quando o assunto é home office.
Nesta missão, a Office Total pode te ajudar, disponibilizando equipamentos para alugar com uma infraestrutura segura dos riscos do shadow it.
Permita-se ter à frente do seu negócio uma empresa que há mais de 26 anos entrega soluções de HaaS para organizações de todos os portes, com opções customizadas para o seu negócio.
Conheça já todas as nossas soluções para home office.
Conclusão
Neste artigo, nós queríamos te alertar para a prática de shadow it, explicando melhor esse termo, como ele acontece e quais as suas consequências.
Para além disso, apresentamos algumas práticas para gerenciar esses riscos causados por essa atitude e como diminuí-los em seu negócio, como criando uma política de segurança e promovendo treinamentos sobre o tema.
No mais, mostramos como o modelo de Hardware as a Service (HaaS) pode ser vantajoso nessa situação, com benefícios como o mapeamento de ativos, aumentando o nível de segurança de usuários, máquinas e softwares usados na organização.
Nosso artigo foi esclarecedor para você? Conseguiu identificar possíveis práticas de shadow it em sua empresa?
Então entre em contato conosco e vamos juntos solucionar esse problema!
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